Rädda världen (eller åtminstone dig själv) från dåliga möten

En epidemi av dåliga, ineffektiva, överbefolkade möten plågar världens företag, och medarbetarna är bedrövade. David Grady framför här sina tankar kring hur man kan stoppa den.

Föreställ dig följande;

det är måndag morgon,

du är på kontoret,

du förbereder dig för dagens arbete,

då killen som ser bekant ut
och sitter i samma korridor,

går rakt in på din plats

och stjäl din stol.

Säger inte ett ord,

bara rullar iväg med den.

Säger ingeting om varför
han tog just din stol

av alla stolar som finns på kontoret.

Bryr sig inte om att du
kanske behöver stolen

för att få något gjort idag.

Du skulle inte acceptera det.
Du skulle bråka.

Du skulle följa efter honom
till hans plats

och säga, "Varför just min stol?"

Okej, nu är det tisdag morgon
och du är på kontoret,

och en mötesinbjudan
dyker upp i din kalender.

(Skratt)

Det är från kvinnan längre ner
i korridoren som du nästan känner igen,

och ärenderaden refererar till
ett projekt som du hört lite om.

Men ingen agenda är bifogad.

Det finns inget som talar om
varför just du är inbjuden.

Och ändå accepterar du mötesbokningen,

och du går dit.

Och när detta mycket
improduktiva möte är över

går du tillbaka till ditt skrivbord,

du står där och du säger,

"Åh, jag önskar jag kunde
få tillbaka de där timmarna,

precis som jag önskar att
jag fick min stol."

(Skratt)

Varenda dag tillåter vi våra kollegor,

vilka annars är väldigt, väldigt trevliga,

att stjäla från oss.

Jag pratar om något som är
bra mycket mer värdefullt

än kontorsmöbler.

Jag pratar om tid. Er tid.

Jag tror faktiskt att,

vi befinner oss i en global epidemi

en fruktansvärd ny sjukdom känd som MAS:

"Mindless Accept Syndrome".

(Skratt)

Det viktigaste symtomet
på Mindless Accept Syndrome

är att tacka ja till ett möte
direkt när det poppar upp i kalendern.

(Skratt)

Det är en ofrivillig reflex - pling,
klick, plong - i kalendern,

"Måste rusa, jag är redan
sen till ett möte."

(Skratt)

Men möten är väl viktiga?

Och samarbete är nyckeln
till framgång för företag.

Och ett välplanerat möte,
kan ge verkligt positiva resultat.

Men mellan globalisering

och nydanande informationsteknologi,

har sättet vi arbetar på

verkligen förändrats dramatiskt
över de senaste åren.

Och vi är bedrövade.

(Skratt)

Bedrövade, inte för att någon annan
inte skulle kunna hålla ett bra möte,

utan på grund av MAS, vårt
Mindless Accept Syndrome,

vilket är ett självförvållat sår.

Jag har rentav bevis för
att MAS är en global epidemi.

Låt mig berätta varför.

För några år sedan, lade jag ut
ett videoklipp på You Tube,

Jag imiterade varenda hemsk
telefonkonferens du någonsin deltagit i.

Det håller på i cirka fem minuter,

och det återspeglar allt
som vi avskyr med riktigt dåliga möten.

Det finns en moderator som inte har
en aning om hur mötet ska hållas,

Det finns deltagare som inte har
en aning om varför de är där.

Alltihop liksom havererar.

Och alla lämnar mötet arga.

Det är nästan roligt.

(Skratt)

Låt oss ta en snabb titt.

(Video) Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.

Vi måste ta beslut om --

pip pip --

(Skratt)

Hallå, vem ringde precis in?

Hej, det är Joe. Jag jobbar hemifrån idag.

(Skratt)

Hej Joe. Tack för att
du ringde in, toppen.

Som jag precis sa,
vi har många med oss idag,

så låt oss skippa uppropet

så dyker jag rakt på ämnet.

Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.

Vi måste ta beslut om --

pip pip --

(Skratt)

Hallå, vem ringde precis in?

Ingen? Jag tyckte jag hörde ett pip.
(Skratt)

Känner ni igen detta?

Japp, det är välbekant för mig också.

Några veckor efter att jag laddat upp det,

hade 500 000 människor
i ett dussintal länder,

jag menar dussintals länder,

sett videoklippet.

Och tre år senare, får det fortfarande
tusentals tittare varje månad.

Närmare en miljon har hittills sett det.

Faktum är, några av
världens största bolag,

välkända bolag, jag nämner inga namn,

har bett om min tillåtelse
att använda videon

i sina internutbildningar

för att lära de nyanställda hur man
inte ska hålla möten i deras företag.

Och om siffrorna,

klippet har visats miljoner gånger
och använts av många företag,

inte räcker för att bevisa
att vi har ett globalt problem,

finns det flera, flera tusen

kommentarer som postades

efter att videon lades upp.

Tusentals människor skrev saker som,

"Ojoj, så såg min dag ut idag!"

"Sån ser varenda dag ut för mig!"

"Det där är mitt liv."

En kille skrev,

"Det är roligt för det är sant.

Hemskt, sorgligt och deprimerande sant.

Jag skrattade tills jag grät.

Och grät. Och grät lite till."

(Skratt)

Den stackars killen sade,

"Det är min vardag fram tills jag
pensioneras eller dör, suck."

Detta är riktiga citat

och det är riktigt sorgligt.

Ett genomgående tema
för alla kommentarer online

är den grundläggande övertygelsen
att vi är maktlösa

och inte kan göra något annat än gå dit

och genomlida dessa
dåligt genomförda möten

i hopp om att nästa möte ska bli bättre.

Men sanningen är
att vi inte alls är maktlösa.

Faktum är att botemedlet
mot MAS finns i våra händer.

Det finns bokstavligt talat
i fingertopparna.

Det är nånting som jag kallar,

Nej till MAS!

(Skratt)

Vilket, om jag minns min skolspanska,

betyder ungefär, "Det räcker nu,
sätt stopp för det!"

Så här fungerar Nej till MAS.
Det är väldigt enkelt.

För det första, nästa gång
du får en mötesinbjudan

som inte innehåller
någon vettig information,

klicka på Preliminärt-knappen!

Det är tillåtet, det är därför den är där.

Den finns bredvid Ja-knappen.

Eller Kanske-knappen, eller vilken
annan så att du inte klickar ja direkt.

Därefter, kontakta personen
som bjöd in dig till mötet.

Tala om att du är glad
att kunna stötta deras arbete,

fråga vad syftet med mötet är,

och säg att du är intresserad av
att hjälpa dem uppnå sina mål.

Om vi gör så här tillräckligt ofta,

och vi gör det med respekt,

kommer folk att tänka efter lite mer

kring hur de sätter ihop
mötesinbjudningar.

Och du kan göra mer genomtänkta val
om att delta eller inte.

Folk kanske till och med börjar skicka
med mötesagendor. Tänk er det!

De håller kanske inte telefonmöte
med tolv personer

för att prata om en status

när de istället kan skicka
ett snabbt email och få det avklarat.

Folk kanske till och med börjar ändra
sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.

Och de kanske till och med
lämnar tillbaka din stol. (Skratt)

Inget mer MAS!

Tack.

(Applåder)