Quá nhiều luật lệ ở nơi làm việc sẽ khiến bạn không thể hoàn thành công việc

Các công việc thời hiện đại, từ việc phục vụ bàn, cho đến tính toán số liệu, cho đến phát minh ra các sản phẩm mới, đều đòi hỏi phải giải quyết các vấn đề mới phát sinh hằng ngày một cách mềm dẻo và mới lạ. Như diễn giả Yves Morieux đã chỉ ra, thường xuyên chúng ta không được làm hết sức mình do có quá nhiều các chu trình, thủ tục và những thước đo nội bộ. Ông cho chúng ta một cách nhìn mới về công việc. Đó là sự hợp tác chứ không phải là sự cạnh tranh.

Paul Krugman, nhà Nobel kinh tế học,
đã từng viết rằng:

"Tuy năng suất không phải là tất cả,
nhưng về lâu dài,

nó hầu như là tất cả."

Nói vậy tức nó rất quan trọng.

Không có nhiều thứ trên đời này
được coi là "hầu như là tất cả" đâu.

Năng suất là động lực chính
thúc đẩy sự phát triển của xã hội.

Vậy chúng ta có một vấn đề.

Ở những nền kinh tế lớn nhất châu Âu,

năng suất lao động đã từng tăng 5% mỗi năm

trong những thập niên 50, 60
và đầu thập niên 70.

Từ 1973 đến 1983 tăng 3% mỗi năm.

Từ 1983 đến 1995 tăng 2% mỗi năm.

Từ 1995 trở đi thì chỉ tăng
dưới 1% mỗi năm.

Ở Nhật Bản cũng tương tự.

Ở Mỹ cũng vậy,

dù có sự phục hồi tạm thời 15 năm trước,

và bất chấp những đổi mới công nghệ

xung quanh chúng ta: Internet, thông tin,

các công nghệ về
truyền thông và thông tin.

Bạn có biết khi năng suất tăng 3% một năm,

chất lượng cuộc sống sẽ tăng
gấp đôi sau mỗi thế hệ.

Thế hệ con cái sẽ có một cuộc sống
tốt hơn gấp đôi so với bố mẹ mình.

Còn khi năng suất tăng 1% mỗi năm,

phải sau 3 thế hệ,
chất lượng sống mới tăng lên gấp đôi.

Và trong thời gian đó, nhiều người sẽ
không được sung túc bằng bố mẹ mình.

Mỗi thứ họ có sẽ ít đi một chút:

nhà cửa nhỏ hơn này,
hoặc chẳng có nhà mà ở,

khó tiếp cận hơn với giáo dục,
vitamin, kháng sinh, vắc xin,

tất cả mọi thứ.

Tất cả những vấn để phải đối mặt hiện nay.

Tất cả.

Có thể chúng đều xuất phát
từ cuộc khủng hoảng năng suất.

Tại sao là khủng hoảng năng suất?

Bởi những nguyên tắc cơ bản về sự hiệu quả

trong các tổ chức, cách quản lí

đã trở nên phản tác dụng.

Tất cả mọi nơi từ những dịch vụ công cộng,
ở công ty, ở cách chúng ta làm việc,

cách chúng ta sáng tạo, đầu tư,
học hỏi để làm việc tốt hơn.

đều dựa trên bộ ba không thể thiếu
về sự hiệu quả gồm:

sự minh bạch, thước đo và trách nhiệm

Chúng khiến công sức của nhân loại
bị đổ xuống sông xuống bể.

Có 2 cách nhìn nhận
cũng như chứng minh điều trên.

Cách thứ nhất, cách tôi thích hơn,

là những phép toán chặt chẽ mà tao nhã.

Nhưng sự chứng minh bằng toán học này
sẽ hơi lâu một chút.

Nên chúng ta có cách thứ hai.

Đó là xem một cuộc chạy đua tiếp sức.

Chính là điều chúng ta
sẽ làm ngày hôm nay.

Cách này thì sinh động và cũng nhanh hơn.
Nó là một cuộc chạy đua.

Hy vọng nó sẽ nhanh hơn.

(Cười)

Chung kết vô địch thế giới dành cho nữ.

Có tám đội tuyển trong trận chung kết.

Đội tuyển nhanh nhất là Mỹ.

Họ có những nữ vận động viên
chạy nhanh nhất thế giới.

Không có gì lạ nếu họ thắng.

đặc biệt khi so sánh họ
với một đội tầm trung

ví như đội tuyển Pháp.

(Cười)

Dựa vào thành tích chạy 100 mét
tốt nhất của họ,

nếu cộng tổng thời gian chạy
của các vận động viên Mỹ,

thì họ sẽ về đích trước tuyển Pháp
tới 3.2 mét.

Và năm nay, tuyển Mỹ đang có phong độ tốt.

Nếu dựa theo thành tích tốt nhất
của họ trong năm nay,

thì họ sẽ về đích trước người Pháp
6.4 mét,

được căn cứ theo số liệu.

Chúng ta sẽ xem cuộc đua.

Một số thời điểm về phía cuối,
bạn sẽ thấy rằng

Torri Edwards, VĐV Mỹ thứ 4 vượt trước.

Hẳn không ngạc nhiên khi cô ấy đã giành
HCV trong nội dung chạy 100 mét năm nay.

Ngoài ra, Chryste Gaines,
VĐV thứ hai của tuyển Mỹ

hiện là người phụ nữ
chạy nhanh nhất thế giới.

Vậy trong số 3.5 triệu
phụ nữ trên thế giới,

hai người chạy nhanh nhất nằm ở đâu?
Nằm ở tuyển Mỹ.

Và hai VĐV còn lại của họ
cũng không đến nỗi nào.

(Cười)

Không nghi ngờ gì nếu tuyển Mỹ vô địch.

Nhưng đằng sau là đội tuyển tầm trung
đang cố bắt kịp.

Chúng ta hãy cùng xem cuộc đua.

(Tường thuật)

(Hết)

Điều gì đã xảy ra vậy?

Đội chạy nhanh nhất đã không chiến thắng
mà là đội chậm hơn.

Nhân tiện, tôi hy vọng các bạn
sẽ đánh giá cao

việc tôi nghiên cứu lịch sử kỹ lưỡng
để làm đẹp mặt người Pháp.

(Cười)

Đó cũng không phải là khảo cổ học.

(Cười)

Nhưng tại sao lại như vậy?

Bởi vì đó là sự phối hợp.

Khi các bạn nghe câu này:

"Nhờ phối hợp mà tập thể có giá trị hơn
tổng cộng từng cá nhân.",

đừng cho đó là thơ hay triết học.

Nó đơn thuần là toán học mà thôi.

Những người cầm gậy đó chạy chậm hơn

nhưng họ lại về đích sớm hơn.

Đó là điều kì diệu của sự phối hợp.

Nó cộng hưởng năng lượng,
trí tuệ của con người.

Nó là bản chất những nỗ lực của con người,

cách chúng ta làm việc cùng nhau,
cách mỗi người đóng góp vào nỗ lực chung.

Hợp tác giúp ta gặt hái được nhiều
mà không phải làm nhiều.

Điều gì xảy ra với sự phối hợp
khi bộ ba "thần thánh",

bộ ba nguyên tắc bất di bất dịch:

sự minh bạch, thước đo và trách nhiệm

xuất hiện?

Sự minh bạch.

Các báo cáo quản trị đều than vãn
rằng thiếu sự minh bạch,

các kiểm toán tuân thủ,
các phân tích cố vấn.

Chúng ta cần thêm sự minh bạch.
Chúng ta cần làm rõ vai trò, quá trình.

Điều đó giống như việc các VĐV nói rằng,

"Hãy làm rõ nào. Vai trò của tôi
thực sự bắt đầu và kết thúc ở đâu?

Tôi sẽ phải chạy 95 mét ư,
hay 96 hay 97 mét...?"

Điều này rất quan trọng.
Hãy nói cho rõ ràng."

Nếu bạn nói 97 mét,
sau khi họ chạy xong quãng đường trên,

họ sẽ cứ thế thả chiếc gậy mà chẳng
cần biết liệu có người nhận nó hay không.

Trách nhiệm.

Chúng ta liên tục cố gắng đẩy trách nhiệm

vào tay người khác.

"Ai sẽ là người
chịu trách nhiệm cho quá trình này?

Chúng ta cần có ai đó
chuyên trách việc này."

Và trong cuộc đua tiếp sức,
do việc chuyền gậy là vô cùng quan trọng,

nên chúng ta cần có một ai đó
có trách nhiệm truyền gậy.

Và giờ giữa những VĐV,

chúng ta lại có thêm một VĐV nữa,

chỉ chuyên truyền gậy từ tay người này

sang tay người khác.

Và sẽ phải có ít nhất 2 vị trí như vậy.

Vâng, chúng ta có thể thắng cuộc đua
với cách thức như vậy không ạ?

Điều đó thì tôi chẳng biết,
nhưng chắc chắn

chúng ta có sự minh bạch,

và trách nhiệm được phân chia rõ ràng.

Chúng ta sẽ biết phải quy lỗi cho ai.

Nhưng rồi chúng ta sẽ
chẳng bao giờ về đích đầu tiên.

Nếu bạn để ý sẽ thấy chúng ta tập trung

vào việc đổ trách nhiệm lên đầu ai
trong trường hợp chúng ta thất bại

hơn là tìm cách để giành chiến thắng.

Chúng ta đã dồn hết trí óc
để nghĩ ra các sơ đồ tổ chức,

các cơ cấu hạ tầng đô thị,
các hệ thống xử lý.

Mục đích thực sự là gì?

Là có ai đó để đổ lỗi
trong trường hợp thất bại.

Chúng ta đang tạo ra những tổ chức
có khả năng thất bại

theo cách đã định trước,

với người phải chịu trách nhiệm
khi chúng ta thất bại.

Và sự thực là chúng ta khá hiệu quả
trong việc thất bại.

Thước đo.

Phải được đánh giá thì việc mới xong.

Hãy xem! Khi chuyền gậy,
bạn phải chuyền sao cho đúng thời điểm,

vào đúng tay, và ở một tốc độ hợp lý.

Nhưng để làm điều đó, bạn phải
truyền năng lượng vào cánh tay mình.

Năng lượng này sẽ ở tay bạn
chứ không ở chân.

Nó sẽ khiến tốc độ của bạn bị ảnh hưởng

Bạn cũng phải hét lên
ra hiệu cho đồng đội của mình,

khi bạn sắp chuyền gậy,

như thế thì người chạy tiếp theo
mới chuẩn bị và đón nhận được.

Và bạn sẽ phải hét thật lớn.

Đồng nghĩa năng lượng sẽ ở cổ họng bạn

chứ không phải ở chân.

Bạn biết rằng có tám người
hét lên cùng một lúc,

do đó bạn phải nhận ra
giọng đồng đội của mình.

Không có chuyện bạn hỏi lại
"Có phải anh không?"

Quá trễ.

(Cười)

Hãy cùng xem thước phim quay chậm

và tập trung vào người chạy thứ ba.

Xem cô ấy phân bổ sự nỗ lực,

sức lực, sự tập trung của cô ấy vào đâu.

Không phải tất cả nằm ở đôi chân,
dù điều đó có khiến cô ấy chạy nhanh hơn,

mà còn ở cả cổ họng,
cánh tay, đôi mắt và trí óc nữa.

Điều đó sẽ tạo nên sự khác biệt cho ai?

Cho người chạy tiếp theo.

Nhưng khi người này chạy siêu nhanh,

đó là do nỗ lực bản thân cô ấy,

hay bởi vì cách thức chuyền gậy
của người chạy trước đó?

Sẽ không có một phép đo nào
có thể cho ta câu trả lời.

Và nếu chúng ta cứ thưởng người
dựa trên thứ có thể đo lường của họ,

họ sẽ tập trung hết tất cả
mồ hôi, nước mắt

vào những thứ có thể đo đếm được,
chính là ở đôi chân của họ.

Kết quả là gậy sẽ bị rơi
và họ sẽ bị chậm lại.

Hợp tác không đòi hỏi
một nỗ lực phi thường.

Nó là cách bạn phân bổ sự nỗ lực.

Nó sẽ có rủi ro,

bởi vì bạn hy sinh kết quả cá nhân,

thứ có thể đo lường một cách khách quan,

để tạo ra sự khác biệt
trong kết quả của người khác,

cũng chính là đối thủ cạnh tranh của bạn.

Chắc phải bị tâm thần
thì người ta mới hợp tác.

Và con người ta đâu bị tâm thần,
họ sẽ không hợp tác.

Bạn biết đấy, sự minh bạch,
trách nhiệm, và thước đo chỉ ổn

khi thực tế ngoài đời đơn giản hơn.

Nhưng việc kinh doanh đang trở nên
ngày càng phức tạp.

Nhóm của chúng tôi đã đo lường

những tiến triển của sự phức tạp
trong kinh doanh này.

Ngày nay việc kiếm thêm khách mới
và giữ chân khách cũ đang rất bức thiết

để có thể xây dựng được
một lợi thế quy mô toàn cầu,

để tạo dựng giá trị.

Và khi kinh doanh càng phức tạp

thì nhân danh
sự minh bạch, trách nhiệm và thước đo

chúng ta càng nghĩ ra
nhiều cơ cấu, chu trình, hệ thống.

Bạn biết không, chính sự đòi hỏi về
minh bạch và trách nhiệm đã sinh ra,

một cách phản ác dụng,
các giao diện, các văn phòng trung gian,

các điều phối viên, những thứ không chỉ
khiến con người và tài nguyên linh động

mà còn tạo ra các cản trở nữa.

Và khi tổ chức càng phức tạp,

càng khó nhìn sâu vào bản chất bên trong.

Rồi chúng ta cần những bản tổng hợp,
giấy ủy quyền, các báo cáo,

những thước đo năng lực, chỉ số.

Do đó người ta sẽ dành sức lực
vào những thứ đo đếm được

thay vì hợp tác.

Và khi kết quả đi xuống,

chúng ta lại nghĩ ra thêm
những cơ cấu, chu trình, hệ thống.

Người ta dành nhiều thời gian để họp hành,

viết báo cáo, rồi họ phải làm đi làm lại.

Theo phân tích của chúng tôi,
các đội nhóm trong những tổ chức này

dành từ 40-80% thời gian của họ
cho những việc không đâu.

Tuy làm việc ngày càng
chăm chỉ hơn, lâu hơn

nhưng những giá trị lao động họ tạo ra
ngày càng ít.

Chính nó là giết chết năng suất lao động,

và khiến con người ta
phải khổ sở với nơi làm việc.

Những tổ chức của chúng ta đang lãng phí
nguồn lực trí tuệ.

Chúng đã đi ngược lại những nỗ lực
của nhân loại nói chung.

Khi người ta bất hợp tác,

đừng đổ lỗi cho những cách nghĩ,
tâm lý, hay tính cách của họ.

Hãy nhìn vào thực tế công việc.

Bản thân họ có thực sự
muốn hợp tác hay không?

Nếu họ hợp tác, thì bản thân họ
có bị thiệt gì hơn không?

Tại sao họ phải hợp tác?

Khi chúng ta đổ lỗi cho tính cách,

thay vì sự minh bạch,
trách nhiệm và thước đo,

chúng ta chỉ thêm sự bất công
vào sự thiếu hiệu quả vốn có mà thôi.

Chúng ta cần tạo ra những tổ chức

mà mỗi cá nhân trong đó
được khuyến khích hợp tác.

Hãy dỡ bỏ các giao diện,
các văn phòng trung gian,

tất cả những cơ cấu phối hợp phức tạp đó,

Đừng tìm kiếm sự minh bạch,
hãy dành chỗ cho sự lộn xộn.

Sự lộn xộn, sự chồng chéo.

Hãy xóa bỏ hầu hết những phép đo
định lượng để đánh giá kết quả.

Tăng cường thêm "Cái gì".

Tập trung vào sự phối hợp, phương thức.

Bạn chuyền gậy bằng cách nào?

Bạn sẽ ném hay
bạn sẽ chuyền một cách hiệu quả?

Tôi sẽ tập trung sức lực
vào những thứ có thể đo lường,

tức đôi chân tôi, tốc độ chạy của tôi,
hay vào cách tôi chuyền cây gậy?

Các bạn, là những nhà lãnh đạo,
những nhà quản lý,

Các bạn có tạo điều kiện để người ta
hợp tác với nhau không?

Tương lai của tổ chức của chúng ta,

công ty chúng ta, xã hội chúng ta

đều phụ thuộc vào cách bạn
trả lời những câu hỏi này.

Cám ơn.

(Vỗ tay)