Masz skomplikowany problem? Najpierw powiedz mi, jak przygotowujesz tosta.

Proces przygotowania tosta nie wydaje się być skomplikowany, dopóki ktoś nie poprosi nas o jego narysowanie, krok po kroku. Tom Wujec chętnie prosi ludzi i zespoły o narysowanie, jak robią tosty, jako że ten proces ujawnia nieoczekiwane fakty o tym, jak możemy rozwiązać nawet największe i najbardziej złożone problemy w pracy. Dowiedz się, jak sam możesz przeprowadzić to ćwiczenie i jakie zaskakujące wnioski wyciągnął Wujec z obserwowania tysięcy ludzi rysujących tosty.

Kilka lat temu

natknąłem się na proste
ćwiczenie z projektowania,

które pomaga ludziom zrozumieć
i rozwiązać skomplikowane problemy.

Jak wiele tego typu ćwiczeń,
początkowo wydaje się ono banalne.

Gdy jednak przyjrzymy się mu bliżej,

nieoczekiwanie odkrywamy fakty

odnośnie do tego, jak współpracujemy
z innymi i jak rozumujemy.

Ćwiczenie składa się z trzech części

i zaczyna od czegoś, co potrafimy wszyscy,

od tego, jak zrobić tosta.

Zaczynamy od kartki papieru i flamastra.

Bez użycia słów
rysujesz sposób przygotowania tosta.

Większość osób rysuje coś w tym stylu.

Rysują kromki chleba,
potem wkładają je do tostera.

Tost zostaje w nim przez chwilę.

Potem wyskakuje!
Po dwóch minutach mamy tosta i szczęście.

Przez lata zebrałem setki takich rysunków,

niektóre z nich są bardzo dobre,

bo naprawdę jasno
pokazują proces robienia tosta.

Jest też trochę niezbyt dobrych rysunków.

Są naprawdę kiepskie,
bo nie wiadomo, co mają przekazać.

Jeśli się przyjrzeć,

niektóre z nich pokazują
pewne etapy procesu, pomijając inne.

Niektóre rysunki
przedstawiają tylko tosta

albo jego obróbkę.

Inne skupiają się na samym tosterze.

Inżynierowie uwielbiają rysować
mechanikę tego procesu.

(Śmiech)

Są też rysunki przedstawiające ludzi.

Mają pokazać ich przeżycia.

Inne rysunki pokazują produkty
potrzebne do zrobienia tosta,

przedstawiają nawet wizytę w sklepie.

Widać sieci łańcuchów dostaw.

Czasem wręcz rysunki
przedstawiają pola pszenicy.

Jeden rysunek zaczyna się
nawet od Wielkiego Wybuchu.

Szaleństwo.

Ale sądzę, że to jasne,

że pomimo wielkich różnic,

te rysunki mają wspólną cechę.
Zastanawiam się, czy ją widzicie.

Widzicie? Co łączy to wszystko?

Większość rysunków ma węzły i połączenia.

Węzły reprezentują namacalne obiekty,
takie jak toster czy ludzi,

a linie - połączenia pomiędzy nimi.

Wykorzystanie węzłów i połączeń

daje pełny model systemu

i wizualizuje nasze wyobrażenia o tym,

jak dana rzecz działa.

Taka jest wartość tych rzeczy.

Interesujące jest to,

że te modele ujawniają
różne punkty widzenia.

Na przykład Amerykanie
przygotowują tosty w tosterze.

To wydaje się oczywiste.

Jednak wielu Europejczyków
smaży tosty na patelni,

a wielu studentów
wykorzystuje w tym celu ogień.

Niezupełnie to rozumiem.
Robi tak wielu studentów MBA.

Złożoność modelu mierzymy liczbą węzłów.

Najczęściej jest ich
pomiędzy cztery a osiem.

Przy mniejszej liczbie
rysunek wydaje się zbyt prosty,

ale łatwy do zrozumienia.

Gdy węzłów jest ponad 13
wydaje się, że patrzymy na mapę.

Rysunek jest zbyt złożony.

A więc idealnie jest mieć
między 5 a 13 węzłów.

Jeśli chcesz przekazać coś wizualnie,

narysuj na diagramie
od 5 do 13 węzłów.

Nawet jeśli nie jesteśmy
uzdolnieni plastycznie,

to intuicyjnie wiemy,
jak rozbić złożone procesy

na proste części,
a potem na nowo je połączyć.

To prowadzi nas
do drugiej części ćwiczenia.

Przedstawiamy proces tostowania

przy pomocy
przyklejanych karteczek lub kart.

Co się wtedy dzieje?

Większość ludzi rysuje
bardziej przejrzyste i logiczne węzły,

z większą dbałością o szczegóły.

Widać analizę krok po kroku,

a podczas budowy modelu
ludzie przestawiają węzły,

budując z nich jak z klocków Lego.

To może wydawać się trywialne,
ale w istocie jest naprawdę ważne.

Te szybko powtarzające się
etapy tworzenia, refleksji i analizy

to właściwie jedyny sposób
na osiągnięcie jasności.

To kwintesencja procesu tworzenia.

Teoretycy systemów mówią,

że łatwość, z jaką zmieniamy formę,

jest powiązana
z naszą gotowością do poprawy modelu.

A więc systemy budowane z karteczek
są nie tylko bardziej płynne,

na ogół rezultatem jest też większa
liczba węzłów niż w statycznych rysunkach.

Rysunki na karteczkach
są znacznie bogatsze.

To prowadzi nas
do trzeciej części ćwiczenia.

Rysujemy przygotowanie tosta,
ale tym razem w grupie.

Co dzieje się wtedy?

Oto, co się dzieje.

Robi się wielki bałagan,
większy bałagan

i jeszcze większy bałagan.

Jednak wraz z udoskonaleniem modelu

najlepsze węzły stają się
bardziej widoczne,

a z każdą rundą
model staje się bardziej przejrzysty,

bo każdy opiera się
na pomysłach innych osób.

Wyłania się scalony model systemowy,

łączący różnorodność
indywidualnych punktów widzenia.

Rezultat jest więc zupełnie inny

od tego zwykle uzyskiwanego
na spotkaniach, prawda?

Rysunki zawierają
nawet 20 i więcej węzłów,

ale uczestnicy nie mają poczucia,
że to jakaś mapa,

ponieważ sami tworzyli te modele.

Co ciekawe grupy
spontanicznie się mieszają

i dodają dodatkowe warstwy organizacyjne.

Na przykład, żeby uprościć sprzeczności,

dodają rozgałęzienia
czy równoległe rozwiązania.

Jeśli robią to w ciszy,

robią to lepiej i szybciej.

Co ciekawe:
rozmowy przeszkadzają.

Oto kilka kluczowych wniosków,
które możemy z tego wyciągnąć.

Po pierwsze rysowanie
pomaga nam przedstawić sytuację

jako system węzłów i połączeń.

Ruchome karty
dają lepsze modele systemów,

bo kolejne udoskonalenia
są o wiele bardziej płynne.

Z kolei praca w grupie
daje najbardziej zrozumiałe modele,

ponieważ łączy
wiele punktów widzenia.

To interesujące.

W odpowiednich warunkach,
ludzie, pracując razem,

tworzą modele znacznie lepsze
niż przy pracy samodzielnej.

To podejście sprawdza się przy
rysowaniu procesu przygotowania tosta,

ale co, jeśli chcielibyśmy narysować
coś bardziej istotnego?

Na przykład wizję organizacji,
doświadczenia klienta

czy długookresowy zrównoważony wzrost?

Obecnie ma miejsce rewolucja wizualna.

Coraz więcej organizacji
analizuje swoje palące problemy,

wspólnie je rozrysowując.

Jestem przekonany, że ci,
którzy postrzegają świat

w kontekście ruchomych węzłów i połączeń
mają faktyczną przewagę.

W praktyce jest to naprawdę proste.

Zaczynasz od pytania, tworzysz węzły,

udoskonalasz je, robisz to od nowa,

doskonalisz i doskonalisz,
aż pojawiają się wzorce.

Grupa ma poczucie, że wszystko jest jasne,
a ty dostajesz odpowiedź.

Ta prosta czynność wizualizacji,
powtarzana wielokrotnie,

prowadzi do naprawdę istotnych efektów.

Należy jednak pamiętać,

że to rozmowy
są tu istotnym czynnikiem,

nie same modele.

Te wizualne punkty odniesienia

mogą rozrastać się do
setek a nawet tysięcy węzłów.

Weźmy za przykład
organizację o nazwie Rodale.

Duże wydawnictwo.

Pewnego roku stracili sporo pieniędzy.

Ich zarząd przez trzy dni
rysował swoje działania.

Co ciekawe
po wizualizacji całego biznesu,

system po systemie,

ich dochody wyniosły 50 milionów dolarów.

Awansowali też z oceny
D do A w opinii klientów.

Dlaczego? Ponieważ zespół kierowniczy
doszedł do porozumienia.

Teraz moją misją jest pomoc organizacjom

w rozwiązywaniu ich palących problemów
przy użyciu grupowej wizualizacji.

Na stronie, którą stworzyłem,
drawtoast.com,

umieściłem listę najlepszych praktyk.

Można się tam dowiedzieć,
jak poprowadzić warsztaty,

poszerzyć wiedzę o języku wizualizacji,
strukturze połączeń i węzłów,

którą można zastosować
przy rozwiązywaniu problemów

i pobrać przykłady szablonów,

jak rozpracowywać skomplikowane problemy,
które napotykamy w naszych organizacjach.

Na pozór banalne
ćwiczenie rysowania tosta

pomaga nam uzyskać przejrzystość,
zaangażowanie i wspólną wizję.

Kiedy następnym razem
staniecie przed interesującym wyzwaniem

pamiętajcie, czego uczy nas projektowanie.

Niech wasze pomysły będą
widoczne, namacalne i logiczne.

To proste, fajne, skuteczne.

Uważam, że to pomysł,
który zasługuje na pochwałę.

Dziękuję.

(Brawa)