Kényes problémád van? Először mondd el, hogyan készítesz pirítóst!

A pirítóskészítés nem látszik nagyon bonyolult műveletnek, ameddig nem kell lépésről lépésre ábrázolnunk a folyamatát. Tom Wujec szívesen kér meg rá személyeket és csoportokat: ábrázolják, ők hogyan készítenek pirítóst. A folyamat ugyanis váratlan tényeket tár föl arról, hogyan oldhatjuk meg a munkánk során fölmerülő legnagyobb, legbonyolultabb nehézségeket. Tanuljuk meg, hogyan végezhetjük el ezt a feladatot önállóan, és hallgassuk meg Wujec több ezernyi pirítós-rajz megfigyeléséből leszűrt meglepő és éleselméjű megállapításait.

Néhány éve véletlenül

rábukkantam egy tervezési gyakorlatra,

amely bonyolult dolgokat
segít megérteni és megoldani.

Mint a hasonló gyakorlatok,
elsőre ez is egyszerűnek látszik,

de ha tüzetesen megnézzük,

kiderül, hogy meglepő
igazságot tár föl arról,

hogyan működünk együtt,
és hogyan értelmezzük a dolgokat.

A gyakorlat három részből áll.

Ismerős feladattal indul,

nevezetesen, a pirítós-készítéssel.

Egy ív üres papírral
és egy filctollal kezdődik:

szavak nélkül föl kell rajzolni,
hogyan készül a pirítós.

Az emberek többsége ilyesmit rajzol.

Veknit, majd kenyérszeleteket
rajzolnak, s végül kenyérpirítót.

Benne van a kenyér egy ideig.

Kipattan és tessék!
Két perc elteltével: pirítós és boldogság.

Évek alatt százával gyűjtöttem
a pirítósokról készült rajzokat,

némelyikük egész jó,

mert pontosan ábrázolják
a pirítós-készítés folyamatát.

Vannak gyengébbek is.

Ezekről nem tudni, mit akarnak ábrázolni.

Jobban megnézve őket, némely rajz

a pirítós-készítés egyes elemeit
figyelembe veszi, másokat nem.

Vannak olyanok, amelyek
csak a pirítósról szólnak,

hogyan lesz a kenyérből pirítós.

Mások csak a kenyérpirítóval foglalkoznak;

a mérnökök imádják lerajzolni
a készítés mechanizmusát.

(Nevetés)

Megint mások emberekre összpontosítanak.

Szemléltetik, hogyan készítik a pirítóst.

Mások a pirítós-készítés
beszerzési útvonalát

rajzolják le, vissza a boltig.

Végigmennek a beszerzési rendszeren

egészen vissza a búzamezőig,

az egyik fickó visszament a Big Bangig.

Vannak teljesen őrült rajzok.

De nyilvánvaló, hogy bár a rajzok

erősen különböznek egymástól,

egy szempontból azonosak.
Észreveszik-e, miben?

Látják? Mi a közös bennük?

A legtöbb rajz elemeket
és kapcsolatokat tartalmaz.

Az elemek érzékelhető tárgyak,
mint a kenyérpirító és az emberek.

A kapcsolatok összekötik az elemeket.

Az elemek és a kapcsolatok összessége

pedig modellezi a teljes rendszert,

így gondolatban átlátjuk a modelleket,

hogy valami miként működik,
vagy hogyan épül föl.

Ebben áll a rajzok értéke.

A rendszermodellek érdekessége,

hogy láttatják a különböző szempontokat.

Pl. az amerikaiak a pirítóst
kenyérpirítóval készítik.

Ez magától értetődik.

De sok európainak természetes,
hogy serpenyőben készíti.

Sok diák tábortűzön készíti.

Ezt nem nagyon értem.
Egy csomó MBA-diák így csinálja.

Az összetettség
az elemek számával mérhető,

számuk átlagosan 4 és 8 között van.

Ha ennél kevesebb, a rajz primitív,

de könnyen érthető;

ha 13-nál több, az már sokkoló hatású.

Túl bonyolult.

Az arany középút 5-től 13-ig terjed.

Ezért, ha valamit rajzban akarunk közölni,

legalább 5 és legfeljebb
13 elemet használjunk.

Lehet, hogy nem rajzolunk ügyesen,

de a lényeg, hogy ösztönösen tudjuk,
hogyan bontsuk szét a bonyolult dolgokat

egyszerűbbekre, és azután
hogyan kössük őket újra össze.

Ezzel elérkeztünk
a gyakorlat második részéhez,

ami a pirítós készítéséről szól,

de most öntapadó cédulák
vagy kártyák segítségével.

Azután mi történik?

Kártyák segítségével
az emberek pontosabb,

részletesebb és logikusabb
elemeket rajzolnak.

Lépésenként látható,
hogyan folyik az elemzés,

és ahogy épül a modell,
mozognak az elemek ide-oda,

átrendezgetik őket, mint a LEGO-kockákat.

Bár magától értetődőnek látszik,
ez a szakasz nagyon fontos.

A kifejezés gyors közelítése,
majd az átgondolás és az elemzés

valójában az egyetlen módszer
az egyértelműség elérésére.

Ez a tervezési folyamat lényege.

A rendszerelméletesek szerint

az ábrázolás változtatásának könnyedsége

a modell javításának szándékával korrelál.

Az öntapadó cédulák rendszere
ezért nemcsak rugalmasabb,

hanem több elemet is eredményez,
semmint statikus rajzot.

A rajzok sokkal gazdagabbak.

Ezzel elérkeztünk
a gyakorlat harmadik részéhez,

amelyben le kell rajzolni
a pirítóskészítést, de most csoportban.

Akkor mi történik?

Elmondom, mi.

Kissé kuszán indul,
azután jön az igazi zűrzavar,

majd a helyzet még kaotikusabbá válik,

de ahogy finomodik a modell,

a legjobb elemek egyre feltűnőbbé válnak,

és minden közelítéssel
a modell kezd letisztulni,

mert az emberek egymás ötleteire építenek.

Előttünk áll az egyesített rendszermodell,

amely magában foglalja
a résztvevők más-más szempontjait,

ez egészen más eredmény,

mint amit megbeszéléseken
szoktunk tapasztalni?

A rajzok általában
legalább 20 elemből állnak,

de a résztvevőket nem sokkolja az ábra,

mert maguk is részt vettek
a modell megalkotásában.

Az is érdekes, hogy a csoportok

spontán iktatnak a modellbe
plusz szervezési rétegeket.

Az ellentmondásokat úgy kezelik,

hogy elágazó és párhuzamos
szerkezeteket adnak hozzá.

Ha a résztvevők teljes csöndben dolgoznak,

a feladatot sokkal jobban
és gyorsabban végzik el.

Érdekes, hogy a beszélgetés
zavarja a folyamatot.

Néhány fontos tanulság az elmondottakból.

Először: a rajz segít, hogy a helyzeteket

elemek és kapcsolatuk rendszereként
fogjuk föl.

A mozgatható kártyákkal
jobb rendszermodellek készíthetők,

mert rugalmasabban közelítünk.

A csoport cédulái azután a legátfogóbb
modelleket eredményezik,

mert többféle szempontot szintetizálunk.

Ez érdekes.

Amikor az emberek megfelelő
körülmények között dolgoznak együtt,

a csoportmodellek sokkal jobbak,
mint az egyéni modellek.

Ez a megközelítés jól működik
a pirítós-készítés lerajzolásakor.

De mi van, ha lényegesebbet
vagy sürgősebbet akarunk lerajzolni,

mint pl. szervezeti elképzeléseket
vagy vásárlói tapasztalatot,

vagy hosszú távú fennmaradást?

A szemléltetés már-már
forradalmi méreteket ölt.

Egyre több szervezet keresi

a megoldást makacs gondjaira
közösen készített rajzokban.

Szerintem előnyben vannak,
akik mozgatható elemekként

és kapcsolatokként képzelik el a világot.

A gyakorlat nagyon egyszerű.

Kérdéssel kezdődik,
összegyűjtjük az elemeket,

finomítjuk az elemeket,
újra finomítjuk,

finomítjuk, finomítjuk és finomítjuk,
és kialakul a modell.

A csoport tisztázza a kérdést,
és megtalálja rá a választ.

Ez az egyszerű ábrázolás
és ismételt pontosítás

igazán kiváló eredményre vezet.

Fontos tudnunk,

hogy az eszmecsere a fontos tényező,

nemcsak maguk a modellek.

A viszonyítási alap ábrái

több száz, sőt több ezer
elemet tartalmazhatnak.

Egy példa egy Rodale nevű szervezetről.

Ez egy nagy kiadóvállalat.

Az egyik évben rengeteg pénzt veszítettek,

a vezetőik három nap alatt
ábrázolták az egész tevékenységet.

Érdekes, hogy miután ábrázolták
az egész üzletmenetüket,

rendszert rendszer hátán,

visszanyertek 50 millió dollár jövedelmet,

az ügyfelek értékelése D-ről A-ra javult.

Miért? Mert egyetértettek s
alkalmazkodtak a vezetőik.

Most az a dolgom,
hogy segítsek a szervezeteknek

fogas kérdéseik megoldásában,
közös ábrázolás segítségével,

és a drawtoast.com című honlapomon

összegyűjtöttem a legjobb példákat.

Ezekből megtanulhatják,
hogyan tartsanak foglalkozást.

Sokat tanulhatnak a képszerű nyelvről,

és a kapcsolatok szerkezetéről,
amelyek általános ügyekhez alkalmazhatók.

Különböző példák tölthetők le

a szervezeteinkben adódó
kényes feladatok megoldásához.

A pirítós lerajzolása, mint látszólag
egyszerű tervezési feladat,

segít, hogy érthetővé, elkötelezetté
váljunk, s összehangolódjunk.

Legközelebb, ha találkoznak
egy érdekes feladattal,

idézzék föl, mire tanít a tervezés.

Alakítsák gondolataikat láthatóvá,
érzékelhetővé és közérthetővé.

Ez egyszerű, szórakoztató és hatékony,

Úgy hiszem, ez egy üdvözítő elv.

Köszönöm.

(Taps)