Hai un problema? Prima dimmi come prepari un toast

Preparare un toast non sembra essere complicato, almeno fino a quando non ti viene chiesto ti disegnarne il procedimento, passo dopo passo. Tom Wujec adora chiedere alle persone, singole e in gruppo, di disegnare come preparano i toast perché il processo in sé rivela verità inaspettate su come risolviamo i problemi più grandi e complicati che troviamo sul lavoro. Impara a fare questo esercizio da solo e ascolta ciò che Wujec ha scoperto dopo aver osservato migliaia di persone disegnare toast.

Qualche anno fa,

ho scoperto per caso
un semplice esercizio di disegno

che aiuta le persone a capire
e risolvere problemi complessi.

Come tanti altri esercizi di questo tipo,
all'inizio potrebbe sembrare banale,

ma dopo un'analisi più attenta

ci si rende conto
che rivela verità inaspettate

sul modo in cui lavoriamo in gruppo
e diamo un senso alle cose.

L'esercizio si divide in tre parti,

la prima si incentra su qualcosa
che tutti sappiamo fare,

ossia preparare un toast.

Avendo a disposizione
un pennarello e un foglio bianco

e senza poter parlare,
dovete disegnare come si fa un toast.

Quasi tutti disegnano
qualcosa del genere:

una pagnotta che viene fatta a fette
e poi messa nel tostapane.

La fetta viene lasciata lì
per un po' di tempo

finché non salta su,
ed ecco fatto!

Due minuti dopo,
toast e facce sorridenti.

Nel corso degli anni, ho raccolto
centinaia di questi disegni

e alcuni sono davvero belli

perché illustrano in modo chiaro
il processo per preparare un toast.

Poi ce ne sono altri
che non sono altrettanto belli.

Anzi, fanno proprio schifo
perché non si capisce cosa vogliano dire.

Se guardati attentamente,

alcuni svelano certi aspetti
del procedimento, ma ne omettono altri.

Ci sono, quindi,
quelli incentrati sul toast

e quelli incentrati
sulla sua trasformazione.

E poi ce sono altri che riguardano
esclusivamente il tostapane -

gli ingegneri adorano
disegnarne la meccanica.

(Risate)

Ci sono quelli
che si concentrano sulle persone

raffigurando la loro esperienza.

E poi ci sono quelli che riguardano
la catena di distribuzione del toast

e che risalgono fino al magazzino,

passando per il sistema dei trasporti

e tornando ai campi e al grano.

Uno risale addirittura fino al Big Bang.

Roba da matti!

Credo sia evidente però

che nonostante i disegni
siano molto diversi fra loro,

abbiano tutti una qualità in comune
e mi chiedo se riuscite a vederla.

La vedete? Cos'hanno in comune?

La maggior parte dei disegni
presenta nodi e connettori.

II nodi rappresentano
gli oggetti tangibili,

come il tostapane e le persone,

mentre i connettori rappresentano
le connessioni tra i nodi.

Ed è proprio la combinazione
di nodi e connettori

che produce un modello completo

e rende visibili
le nostre strutture mentali

su come crediamo
che le cose funzionino.

È questo il senso dei disegni.

La cosa interessante
di questi modelli di sistema

è che svelano
i nostri diversi punti di vista.

Per cui, ad esempio, gli americani
preparano il toast con il tostapane,

il che è abbastanza ovvio,

mentre invece molti europei
lo preparano in padella

e tanti studenti lo fanno con un falò.

Questa cosa non mi è molto chiara,

la fanno un sacco di specializzandi
in management.

Contando i nodi, quindi,
si può misurare il grado di complessità.

In media i disegni
ne hanno dai quattro agli otto,

se sono di meno
il disegno risulta banale

ma facile da capire,

se sono più di 13 ci disorienta

perché troppo complesso.

Sarebbe bene, quindi,
mantenersi tra i 5 e i 13.

Se volete comunicare
qualcosa visivamente,

limitatevi nel vostro schema a 5-13 nodi.

Anche se non siamo
molto portati per il disegno,

siamo intuitivamente in grado
di smontare situazioni complesse

in elementi più semplici
e successivamente di ricomporli.

Questo ci porta alla seconda parte
dell'esercizio,

ossia come preparare un toast

ma stavolta usando post-it e memo.

Qual è il risultato?

Beh, usando i memo
le persone riescono a disegnare

nodi più chiari, logici e dettagliati.

Si riesce a vedere
la meticolosa analisi che c'è dietro

e durante la costruzione del modello
i nodi vengono continuamente spostati

come fossero Lego.

So che può sembrare banale
ma in realtà è molto importante -

il continuo esprimersi,
riflettere e analizzare

sono l'unica strada verso la chiarezza.

È la quintessenza della progettazione.

E infatti gli studiosi ci dicono

che la facilità con cui modifichiamo
una rappresentazione

si collega alla nostra volontà
di migliorare il modello.

Il sistema dei post-it
non solo è più scorrevole,

ma presenta anche molti più nodi
rispetto agli schemi classici

ed è molto più ricco di informazioni.

E questo ci porta dritti
alla terza parte dell'esercizio:

raffigurare la preparazione di un toast,
ma questa volta in gruppo.

Cosa accadrà?

Beh, questo è quello che succede -

all'inizio c'è un po' di confusione,
poi tutto diventa molto caotico

e infine regna caos più totale,

ma man mano che i modelli
vengono perfezionati

i nodi migliori risaltano sempre di più

e ogni volta che il modello
viene rielaborato

diventa più chiaro

grazie ai continui miglioramenti
reciproci fra le persone.

Il risultato finale è un unico sistema

che comprende la grande varietà
dei singoli punti di vista.

È un risultato molto diverso
da quello che vediamo

nelle riunioni di lavoro, vero?

Questi schemi possono quindi
avere 20 nodi o anche di più

senza che i partecipanti
si sentano disorientati

in quanto loro stessi
ne sono parte integrante.

Un altro aspetto degno di nota
è che i gruppi spontaneamente

mischiano e aggiungono
nuovi livelli di organizzazione.

Per risolvere incongruenze, ad esempio,

si aggiungono ramificazioni
orizzontali o verticali.

Ah, e comunque,
se lavorano in silenzio assoluto

i risultati sono di gran lunga
migliori e più veloci.

Curioso: parlare è d'intralcio.

Ecco alcune importanti osservazioni
che possiamo fare:

primo, disegnare ci aiuta
a vedere le situazioni

come sistemi fatti di nodi
e le connessioni tra questi;

lo spostamento dei post-it
migliora la qualità dei modelli

in quanto ci permette di apportare
modifiche in maniera più fluida

e poi le annotazioni di gruppo
producono i modelli più completi

perché costituiscono una sintesi
di molti e diversi punti di vista.

Tutto ciò è davvero interessante.

Se le persone che lavorano insieme
si trovano nelle condizioni adatte

producono modelli migliori
rispetto a quelli individuali.

Questa strategia funziona benissimo
con l'esempio del toast,

ma se volessimo rappresentare
qualcosa di più rilevante e urgente,

come gli obiettivi
che ci siamo prefissati,

il livello di soddisfazione del cliente

o la sostenibilità a lungo termine?

C'è una vera e propria
rivoluzione visiva in corso

visto il numero crescente di imprese
che affrontano i propri problemi

raffigurandoli con questo sistema
di collaborazione.

Sono convinto che chi vede
il mondo come un insieme di nodi

e connettori non fissi
abbia una marcia in più.

Il procedimento è piuttosto semplice -

si comincia con una domanda,
si mettono insieme i nodi,

li si rifinisce,
si ricomincia da capo,

si perfeziona il tutto più volte,
gli schemi cominciano a venire fuori,

tutto diventa più chiaro
e si trova la risposta alla domanda.

Questo semplice procedimento
di raffigurare e ripetere più volte

produce dei risultati
davvero degni di nota.

Ciò che è importante capire

è che anche le discussioni
sono un aspetto fondamentale,

non solo i modelli in sé.

Da queste strutture visive
di riferimento

si possono ottenere centinaia
o addirittura migliaia di nodi.

Eccovi per esempio la Rodale,

una grande casa editrice,

che in un anno ha perso un sacco di soldi.

In tre giorni il gruppo dirigente

ha raffigurato
l'intera struttura dell'azienda.

La cosa interessante
è che dopo aver rappresentato

tutta la sua attività,
livello per livello,

hanno recuperato
50 milioni di dollari di entrate

e il loro indice di gradimento
dei clienti è salito da D ad A.

Come mai? Perché c'è stato
un allineamento del gruppo dirigente.

La mia missione al momento
è aiutare le organizzazioni

a risolvere i loro problemi
usando la raffigurazione collaborativa.

Sul sito che ho creato,
drawtoast.com,

ho raccolto gli esempi migliori.

Potete imparare a gestire un workshop,

approfondire ciò che sapete
sul linguaggio visivo

e sul sistema di nodi e connettori
applicato alla risoluzione di problemi

e scaricare vari schemi modello

per affrontare le situazioni spinose
che ci si presentano sul lavoro.

L'esercizio apparentemente banale
di disegnare toast

ci aiuta a chiarire, impostare
e ordinare le nostre idee.

Perciò la prossima volta
che vi trovate davanti una sfida

ricordatevi di ciò che questa tecnica
ha da insegnarci.

Rendete visibili le vostre idee,
rendetele tangibili e logiche.

È facile, divertente
ed estremamente utile,

è un'idea di cui essere entusiasti.

Grazie.

(Applausi)