Phương pháp quản lý thời gian rảnh của bạn

Chỉ có 168 giờ cho mỗi tuần. Làm thế nào để ta có thời gian cho những việc quan trọng? Laura Vanderkam, chuyên gia về quản trị, nghiên cứu về cách sử dụng thời gian của những người bận rộn, và phát hiện ra rằng: nhiều người trong chúng ta ưu tiên quá cao cho công việc, và dành quá ít thời gian cho bản thân. Cô ấy đưa ra một giải pháp mới để giúp ta có thời gian cho những việc quan trọng nhất, như vậy chúng ta có thể "Sống cuộc đời chúng ta muốn với quỹ thời gian ta có."

Khi mọi người biết tôi viết sách về
cách quản lý thời gian,

họ ngộ nhận hai điều:

Một là: Tôi luôn đúng giờ.

Không phải vậy đâu!

Tôi có 4 con nhỏ,

và tôi hay đổ tại chúng khi
tôi thi thoảng bị trễ giờ,

nhưng có khi không phải lỗi tại chúng.

Tôi từng trễ buổi nói chuyện
của mình về quản lý thời gian.

(Cười)

Đó thực sự là điều vô cùng trớ trêu.

Điều thứ hai họ ngộ nhận là
tôi có rất nhiều cách khác nhau

để tiết kiệm thời gian ở đâu đó.

Đôi khi tôi nghe nói từ các tạp chí rằng
họ đang viết bài về chủ đề này,

thường về cách để giúp độc giả
có thêm thời gian rảnh vào mỗi ngày.

Ý tưởng chung là ta sẽ tiết kiệm thời gian
của mỗi ngày, từng chút một,

tích tiểu thành đại,

và ta sẽ có đủ thời gian
làm những thứ ta thích.

Tôi nghi ngờ toàn bộ giả thuyết này,
nhưng tôi luôn quan tâm

đến những thứ mà họ kết luận
trước khi họ tìm đến tôi.

Vài kết luận tôi thích:

"Làm việc vặt bằng tay trái
khi bạn đang lái ô tô và rẽ phải."

(Cười)

"Hãy tỏ ra thông thái
khi dùng lò vi sóng."

Họ nói rằng thời gian sử dụng nên
từ ba tới ba phút rưỡi.

Nhưng cách đó chẳng hiệu quả đâu.

Cái yêu thích của tôi,
khá hữu ích ở mức độ nào đó,

là ghi băng lại chương trình bạn thích,
vậy bạn có thể tua qua phần quảng cáo.

Bằng cách đó, bạn tiết kiệm được
tám phút cho mỗi nửa giờ,

như vậy nếu bạn xem TV trong 2 tiếng,

bạn có 32 phút dư để tập thể dục.

(Cười)

Nó đúng đó.

Bạn biết thêm cách nào để có
32 phút tập thể dục không?

Không xem TV 2 giờ mỗi ngày, đúng không?

(Cười)

Ý tưởng mà ta tiết kiệm thời gian
từng chút một, tích tiểu thành đại,

cuối cùng ta sẽ có đủ
thời gian làm việc ta muốn.

Nhưng sau khi nghiên cứu về cách
người thành công làm việc,

và nhìn vào thời gian biểu
theo giờ của họ,

tôi cho rằng ý tưởng này
hoàn toàn không thực hiện được.

Ta không xây dựng cuộc sống
ta muốn bằng cách tiết kiệm thời gian,

Ta xây dựng cuộc sống của ta

và thời gian tự nó sẽ sinh ra.

Ý tôi là,

Tôi vừa làm một dự án về ghi nhật ký,

quan sát 1001 ngày của
vài người phụ nữ vô cùng bận rộn,

Họ có những công việc áp lực,
có thể ở cơ quan,

việc chăm con, hay chăm sóc bố mẹ,

hoạt động xã hội...

Những người rất bận rộn!

Tôi theo dõi thời gian biểu
của họ trong một tuần,

vậy tôi biết họ có bao lâu
để làm việc và ngủ,

và tôi phỏng vấn về
phương pháp của họ để viết sách,

Một trong số những người phụ nữ đó,

có việc ra ngoài vào tối thứ tư,

cô ấy về nhà và phát hiện ra
bồn đun nước đã bị vỡ,

và nước chảy lênh láng
khắp tầng hầm nhà.

Nếu bạn đã từng trải qua
bất cứ điều gì tương tự,

bạn biết đó sẽ là
một đống bừa bộn thật kinh khủng.

Cô ấy giải quyết hậu quả
ngay sau đêm đó,

hôm sau cô ấy gọi thợ sửa,

ngày tiếp theo, đội vệ sinh đến
giải quyết tấm thảm đã hỏng,

Tất cả những điều này đều được ghi lại,

tổng cộng tốn mất bảy giờ trong tuần
của cô ấy.

BẢY GIỜ.

Giống như bạn có thêm
một giờ mỗi ngày vậy.

Nhưng tôi chắc rằng, nếu bạn
hỏi cô ấy vào đầu tuần:

"Bạn có bảy giờ để
tập ba môn phối hợp không?"

"Bạn có bảy giờ để giúp đỡ
bảy người khác không?"

Tôi chắc rằng cô ấy sẽ nói
những điều chúng ta hay nói,

"Không, bạn không thấy
tôi bận thế nào à?"

Nhưng khi cô ấy buộc phải có bảy giờ

vì nước đã tràn lênh láng
khắp tầng hầm nhà cô ấy,

Cô ấy có ngay bảy giờ,

và nó cho thấy thời gian
có thể điều chỉnh và sắp xếp dễ dàng.

Ta không thể tạo ra thêm thời gian,

nhưng thời gian sẽ co giãn để phù hợp
với thứ ta chọn để làm.

Vì vậy, chìa khoá để quản lý thời gian

là hãy đối xử với
công việc quan trọng của bạn

như đối xử với cái bồn nước vỡ vậy.

Để làm rõ hơn,

tôi sẽ liên hệ với một trong những người
bận rộn nhất mà tôi biết.

Bận rộn vì cô ấy điều hành 1 công ty nhỏ

với 12 nhân viên,

cô ấy chăm sáu con nhỏ vào thời gian rảnh.

Tôi liên lạc với cô ấy để
sắp xếp một cuộc phỏng vấn,

về cách "đối mặt với tất cả chúng."

Tôi nhớ hôm đó là sáng thứ năm,

và cô ấy không thể tiếp tôi vì bận.

Tất nhiên rồi, phải không?

Nhưng lý do cô ấy không thể tiếp tôi là,

cô ấy đi bộ thể dục,

đó là một sáng mùa xuân rất đẹp,

nên cô ấy muốn ra ngoài đi bộ.

Tất nhiên điều đó làm tôi rất tò mò,

khi tôi gặp cô ấy,
cô ấy giải thích thế này:

"Hãy nghe tôi Laura, mỗi việc tôi làm,

mỗi phút tôi dùng, là lựa chọn của tôi."

Thay vì nói rằng:

"Tôi không có thời gian làm việc x, y, z"

Cô ấy nói: "Tôi không làm x, y, z
vì nó không phải việc cần ưu tiên."

"Tôi không có thời gian" thường có nghĩa:
"Đó không phải việc quan trọng."

Cách diễn đạt đó sẽ đúng hơn
nếu bạn thực sự để ý.

Có thể nói
"Tôi không có thời gian lau rèm cửa,"

nhưng nó không đúng.

Nếu bạn trả tôi $100.000
để lau rèm cửa,

tôi sẽ làm ngay và luôn.

(Cười)

Vì điều đó sẽ không xảy ra,

tôi biết rằng đây không phải
vấn đề về thiếu thời gian,

tôi không muốn làm việc đó thôi.

Cách nói này nhắc nhở ta rằng
thời gian là do bạn chọn.

Chắc chắn rằng,

nếu sử dụng thời gian không hợp lý
sẽ gây ra nhiều hậu quả,

tôi thừa nhận vậy.

Nhưng chúng ta đều thông minh,

và về lâu dài,

ta đủ sức để lấp đầy
cuộc sống của mình

bằng những việc quan trọng
và đáng để làm.

Vậy ta làm việc đó thế nào?

Làm sao để ta
xem những việc quan trọng

giống như bể nước bị vỡ?

Đầu tiên, ta cần tìm hiểu xem
chúng là những việc gì.

Tôi muốn cho bạn hai cách
để làm điều này.

Một, về khía cạnh nghề nghiệp:

Tôi chắc rằng vào cuối năm,
rất nhiều người

sẽ gửi hoặc nhận được
bản đánh giá công việc hằng năm.

Bạn nhìn lại những thành công của năm qua,

những "cơ hội thăng tiến,"

và việc này có mục đích của nó,

và còn hiệu quả hơn nữa
khi bạn làm điều này ở tương lai.

Vậy nên tôi muốn các bạn giả vờ rằng,
bây giờ cuối năm sau.

Bạn tự cho mình một bản đánh giá
công việc cả năm,

đó là một năm tuyệt vời
cho công việc của bạn.

Bạn đã làm ba đến năm việc nào
để giúp điều đó tuyệt vời như vậy?

Vậy bạn có thể viết tổng kết công việc
cho năm sau ngay bây giờ.

Và bạn cũng có thể làm như vậy
cho đời tư của bạn.

Tôi chắc rất nhiều người giống tôi,
bắt đầu tháng 12,

bằng việc nhận thiệp được bọc giấy
bằng đủ màu sắc

nhân dịp ngày lễ mà
chúng ta gọi là ngày lễ gia đình.

(Cười)

Họ viết văn một cách vụng về,

miêu tả những người thân của bạn
tuyệt vời thế nào,

hoặc ấn tượng hơn,

những người thân của bạn bận rộn thế nào.

Nhưng những lá thư này có mục đích,

nó kể với bạn bè và người thân của bạn

rằng bạn đã làm những gì quan trọng
với bản thân năm vừa qua.

Đó là những việc bạn phải làm,

nhưng tôi muốn bạn giả vờ rằng,
bây giờ là cuối năm sau,

đó là một năm vô cùng tuyệt vời

cho cả bạn và những người bạn yêu quý.

Ba đến năm điều bạn đã làm
để làm cho năm đó tuyệt vời là gì?

Ngay bây giờ, bạn có thể viết thư
mừng năm mới tới gia đình cho năm sau.

Nhưng đừng gửi nó.

(Cười)

Làm ơn, đừng gửi nó,

nhưng bạn hãy viết nó.

Bây giờ, giữa câu chuyện
về lá thư và bản đánh giá công việc,

ta có danh sách từ sáu đến mười mục tiêu
để phấn đấu trong năm tới.

Giờ ta cần chia nhỏ chúng ra
thành những bước nhỏ, dễ làm hơn.

Có thể bạn muốn viết về
tiểu sử gia đình mình.

Đầu tiên, bạn nên đọc tiểu sử
vài gia đình khác,

và hiểu về cách viết chúng.

Sau đó nghĩ về vài câu hỏi
mà bạn hỏi người thân,

lập các cuộc gặp để hỏi họ.

Hoặc bạn muốn thi chạy 5 km,

vậy bạn cần tìm một cuộc thi và đăng ký,
lên kế hoạch tập luyện,

và lôi giày tập ở trong tủ ra.

Sau đó, rất quan trọng,

ta coi những việc quan trọng đó
giống như chiếc bồn nước vỡ đó,

bằng cách xếp chúng
trên thời gian biểu trước tiên.

Ta làm việc đó bằng cách nghĩ về
tuần làm việc của ta trước khi nó diễn ra.

Tôi cho rằng chiều thứ sáu là
thời gian rất tốt để làm việc này.

Chiều thứ sáu là khoảng thời gian
nhà kinh tế cho rằng

có "chi phí cơ hội" thấp.

Hầu hết chúng ta sẽ không nói điều này
vào chiều thứ sáu:

"Tôi muốn đẩy nhanh tiến độ

cho công việc của mình

ngay bây giờ."

(Cười)

Nhưng ta nên nghĩ về
ý nghĩa của những điều này.

Hãy dành ít thời gian
vào chiều thứ sáu,

Tự làm một danh sách gồm 3 việc cần làm:
công việc, mối quan hệ, bản thân.

Danh sách ba mục này nhắc ta rằng

Cần có việc ở cả ba mục đó.

Về công việc, ta nghĩ về...

Mối quan hệ, bản thân...

Không quá nhiều.

Dù sao đây chỉ là danh sách ngắn

có hai đến ba mục.

Sau đó hãy nhìn lại cả tuần sau,

lên kế hoạch cho công việc của mình,

Cách sắp xếp chúng phụ thuộc vào bạn.

Và tôi biết đối với một số người,
việc này sẽ khó khăn hơn.

Ý tôi là, một số người có cuộc sống
khó khăn hơn những người khác.

Họ không có thời gian
để tham gia lớp học viết văn.

Nếu bạn phải tự chăm sóc
nhiều con nhỏ,

Tôi hiểu.

Và tôi không muốn hạ thấp
khó khăn của người khác,

Nhưng tôi nghĩ vài con số sau đây
sẽ kích thích bạn làm việc nhiều hơn.

Một tuần có 168 giờ.

24 nhân 7 là 168 giờ.

Thực sự ta có rất nhiều thời gian.

Nếu bạn làm việc toàn thời gian,
nghĩa là 40 giờ mỗi tuần,

Ngủ tám giờ mỗi đêm,
vậy là 56 giờ mỗi tuần,

còn lại 72 giờ cho bạn
làm những việc khác.

Thực sự là rất nhiều thời gian.

Bạn nói bạn làm 50 giờ mỗi tuần,

có thể là nghề chính và nghề tay trái,

bạn có 62 giờ cho những việc khác.

Bạn nói bạn làm việc 60 giờ,

bạn có 52 giờ cho những việc khác.

Bạn nói bạn làm việc hơn 60 giờ,

Bạn chắc không đó?

(Cười)

Có một nghiên cứu so sánh về
thời gian làm việc ước tính theo tuần

bằng nhật ký thời gian.

Họ thấy rằng những người
nói rằng họ làm hơn 75 giờ mỗi tuần

họ đã phóng đại cỡ 25 giờ.

(Cười)

Bạn cũng đoán được như vậy,
đúng không?

Vậy thì, trong 168 giờ đó,

Tôi nghĩ ta có đủ thời gian
cho những việc quan trọng.

Nếu bạn muốn dành
nhiều thời gian hơn cho lũ trẻ,

Bạn muốn ôn thi nhiều hơn,

bạn muốn tập thể dục trong ba tiếng
và làm tình nguyện trong hai tiếng,

bạn có thể,

thậm chí nếu bạn làm việc
nhiều hơn toàn thời gian.

Như vậy, ta có rất nhiều gian,

bạn biết vì sao không?

Ta còn không cần nhiều thời gian đến vậy
để làm những điều tuyệt vời.

Nhưng khi có thời gian,
hầu hết chúng ta là gì?

Lấy điện thoại ra, phải không?

Bắt đầu xoá vài email.

Hoặc, chúng ta lang thang trong nhà

hay xem TV.

Nhưng những khoảnh khắc nhỏ
ẩn chứa sức mạnh lớn.

Bạn có thể dùng
thời gian rảnh ít ỏi của mình

để làm những điều nho nhỏ.

Bạn có thể đọc sách trên xe bus

trên đường đi làm.

Tôi hiểu khi tôi có một công việc
cần hai chuyến bus

và một chuyến tàu để đi làm.

Tôi từng đến thư viện vào cuối tuần
để tìm sách đọc.

Điều đó làm cho toàn bộ trải nghiệm
gần như, gần như rất tuyệt vời.

Giờ nghỉ giữa giờ có thể dùng để
ngồi thiền hoặc cầu nguyện.

Nếu bạn không thể ăn tối với cả gia đình
vì bạn phải đi làm,

thì ăn bữa sáng với cả gia đình
là một sự thay thế không tồi.

Ta nên xem xét cả
thời gian biểu của ai đó,

và đánh giá sự chuyển biến tốt đẹp của nó.

Tôi thực sự tin vào điều sau đây.

Ta có thời gian,

thậm chí nếu ta bận,

ta vẫn có thời gian
cho những điều quan trọng.

Và khi ta tập trung cho chúng,

ta có thể xây dựng cuộc sống ta muốn

trong quỹ thời gian của ta.

Cảm ơn.

(Vỗ tay)