Що перешкоджає роботі на роботі: Джейсон Фрайд на TEDxMidwest

Куди б ви пішли, якщо б мали роботу до виконання? Відповіді людей бувають різними, але слово "офіс" майже зовсім не звучить. Джейсон Фрайд, менеджер за професією, розповідає про проблеми роботи в офісі, а також
має деякі пропозиції, як це виправити. Однією з таких проблем є розпорошення робочого дня на серію робочих моментів.

Поговоримо про роботу.

А саме, чому люди на роботі
нічого не роблять.

І це трапляється усюди.

Давайте з початку.

Усі організації, комерційні чи ні,
благодійні фонди

мають різноманітних
працівників і волонтерів.

Тож очікується, що ці люди

будуть робити чудову роботу,

чи принаймні, будуть її
виконувати сумлінно.

Це як мінімум.

Також заведено, що працівники

мають приходити в одне місце,

щоб там працювати.

Тож компанія чи то фонд,

очікують, щоб працівники приходили

до офісу щодня,

звісно, якщо ви не в Африці.

Для цього компанії будують офіси.

Купують чи орендують будівлі

чи приміщення.

Потім вони їх оснащують.

Встановлюють офісні меблі,
комп'ютерне обладнання,

програмне забезпечення, інтернет
і ще казна-що.

Тож від службовців

очікується лише виконувати роботу.

Начебто все чесно.

Але якщо спитати у людей чи навіть себе,

"Куди б ви пішли,

якщо маєте роботу до виконання?"

То відповідь, певно, здивувала би компанії.

Відповідь на питання

"Куди б ви пішли,
якщо маєте роботу до виконання?"

буває трьох типів:

Перший - це місце чи кімната.

Другий - це якийсь транспорт,

і третій - це час.

Наприклад.

Я ставлю людям це питання

вже 10 років.

І 10 років чую такі відповіді як

ґанок, кухня, балкон.

Іноді окрема кімната в будинку,

підвал, кав'ярня, бібліотека.

Хтось каже поїзд, літак, автівка,

тобто повсякденний транспорт.

Або кажуть, що не важливо де,

якщо це рано-вранці,
чи пізно ввечері

або на вихідних.

Майже ніхто не називає офіс.

Але організації вкладають
великі кошти

на утримання офісів і змушують
людей туди ходити,

щоб зрештою, ті там нічого не робили.
(Сміх)

То нащо це все?
(Оплески)

І чому це відбувається?

А відбувається наступне.

Прийшовши на роботу,

люди починають розпорошувати

свій час на купу

робочих моментів.

Саме це і відбувається в офісах.

Немає робочого дня, лише робочі моменти.

Вхід в офіс, наче м'ясорубка,

але подрібнюється на шматки ваш день.

Ви працюєте 15 хвилин тут і 30 там,

щось відбувається і вас
відривають від роботи

робити щось інше, потім ще
20 хвилин попрацювали

і перерва на обід,

знову щось відбувається,

згодом ще 15 хвилин попрацювали,

вас знову щось просять і вже 5 вечора.

Ви озираєтесь на день і розумієте,

що нічого не зробили. Бувало?

З усіма бувало, та, мабуть, ще вчора,

чи позавчора.

Нічого не зроблено, незважаючи на те,

що весь день ви були заклопотані.

Ви сіли за комп'ютер, застосовували

програмне забезпечення, як і має бути,

відвідали збори, як вам наказали,

робили конференц-дзвінки,
та ще казна-що,

та так нічого і не зробили.

Ви виконували завдання, ось чому
основна робота лишилась невиконана.

Цікаво, що професії, особливо творчі,

як дизайнери, програмісти,

письменники, інженери, мислителі,

такі люди потребують тривалих
проміжків часу,

щоб щось зробити.

Неможливо попросити когось
побути творчим 15 хвилин

і вирішити проблему.

Звісно, трапляються миттєві ідеї,
але загалом

якісні вирішення потребують

тривалого безперервного часу.

І хоча робочий день - це 8 годин,

це не означає, що вони
витрачаються на роботу.

Як щодо 7 годин чи 6,

може 5 чи 4?

Коли востаннє ви працювали
3 години підряд?

Може 2?

Чи навіть менше?

Дуже мало людей мають можливість
працювати впродовж тривалого часу

в офісі, саме тому люди обирають
роботу вдома,

і навіть в офісі,

але рано-вранці

чи пізно ввечері, коли навкруги нікого,

чи залишаються після роботи,

роблять її у вихідні чи в літаку,

автівці, поїзді. Тому що нарешті

ніхто їм не заважає.

Різні речі можуть відволікати,

і про найбільш надокучливі

я розповім згодом.

Таким чином спостерігаються

короткі проміжки часу для виконання
роботи. Це нагадує

інший процес, що потребує спокою

для його виконання - це сон.

Думаю сон і праця мають щось спільне.

Я не маю на увазі роботу уві сні

чи сон на роботі. Ні.

Йдеться про те, що і сон, і робота

складаються з певного роду фаз чи стадій.

Існують фази сну.

Люди можуть їх по-різному називати,
але їх 5.

Тож, щоб потрапити у більш
глибокі і значущі фази,

треба пройти крізь попередні.

І якщо тебе відволікають, коли
ти йдеш крізь ранні фази,

на кшталт стусана у ліжку,

чи гучного звуку і т.п.,

ви вже не повернетесь на фазу,

під час якої ви прокинулись.

Доведеться розпочати все спочатку.

Може з вами колись траплялось,

що прокидаючись о 7 чи 8 ранку,

чи коли ви там прокидаєтесь,
і відчуваєте сонливість,

так, ви були у ліжку з заплющеними очима,

але, насправді, так і не поспали.

Люди кажуть: "Я піду спати", але насправді,

ми йдемо не спати, а у напрямку сну.

Просто проходження крізь фази
займає якийсь час.

І якщо щось тому заважає,
ви не висипаєтесь.

Чи очікуєте ви добре виспатись,

коли всю ніч вам щось заважає?

Думаю, що ні.

Тоді чому ми очікуємо, щоб люди

працювали добре, якщо їх весь
день відволікати?

Чому вони мають працювати краще,

якщо весь день в офісі їм хтось заважає?

Повна нісенітниця, як на мене.

Що ж заважає людям в офісі,

але не заважає в інших місцях?

Звісно, в інших місцях
вас може відволікати

телевізор чи холодильник,

чи ви можете піти на прогулянку,

чи ще щось.

Якщо спитати менеджерів,
то вони скажуть,

що не хочуть, щоб їх люди працювали вдома

через усі ці завади.

Або скажуть, що мають бачити

людей, щоб знати чи вони працюють,

це, звісно, маячня,

але саме так виправдовуються менеджери.

Будучи одним з них,

я розумію, що відбувається

і що саме потребує змін.

Але загалом, менеджери

проти роботи вдома через перепони

типу телевізора і т.п.

Та справа у тому,

що то є добровільні завади.

Тобто, ми вирішуємо, коли
відволікаємо себе,

вмикаючи телевізор

чи вирішуючи піти на вулицю тощо.

В той час, як в офісі перешкоди в роботі

загалом не добровільні.

Розберемо деякі з них.

Сьогодні керівництво гадає,

що службовцям заважають працювати

різні "Фейсбуки" , "Твіттери",
YouTube і т.д.

Іноді вони навіть блокують
доступ до них з роботи.

Можливо, хтось з вас з цим стикався.

Що вони собі думають?
Ми що - у Китаї?

Ви дійсно думаєте, що це вирішення?

Просто заблокувати сайт

і вся робота буде зроблена.

Дурня, як на мене.

Повна дурня.

Тому що всі ці "Твіттери" і "Фейсбуки" -

це сучасні перекури.

Ніхто не забороняв перекури

на 15 хвилин 10 років тому.

То що трапилось? Чому всі так хвилюються,

що ви зайшли на "Facebook"?

Насправді, не це є проблемою.

Справжньою проблемою, як я їх називаю,
є М&M-си.

Ні, шоколадні драже тут ні до чого.

Це менеджери з їх мітингами - нарадами,

(Сміх) Саме так!

М&M-си - це справжнісіньке

стихійне лихо сучасних офісів.

Цікаво, що у всіх місцях,
де люди би працювали залюбки,

як от вдома, в автівці чи літаку,

пізно вночі чи рано-вранці,

ви не побачите ні менеджерів, ні нарад.

Так, існують інші завади,

але ніяких менеджерів чи нарад.

Тобто єдине місце, де з ними

можливо стикатися - це офіс!

А робота менеджерів полягає
у тому, щоб заважати

працювати іншим. Саме так! (Сміх)

Це їх призначення!

Самі вони нічого не роблять, тому мають

перевіряти, що роблять інші,
що саме по собі

гальмує виконання роботи.

Сьогодні існує повно менеджерів,
а значить, і перешкод,

що вони створюють.

Вони перевіряють: "Привіт,
подивимось, як у тебе справи,

як це і як те?"- І роблять це
в не найкращий час.

Виходить, що вони заважають
робити службовцям те,

за що їм платять.

Прикро, але це так.

Гіршими за менеджерів є тільки

наради, що вони скликають.

Це справжні палки в колеса

робочому процесу.

Ми всі це знаємо.

Не буває спонтанних нарад,

скликаних працівниками.

Їх скликають тільки менеджери.

Тож усі працівники десь збираються,

що, звісно, шкодить їх роботі.

Наче хтось каже:

"Ми проводимо нараду з 10 людьми,
і негайно.

Полиште всі свої справи

і приходьте на нараду.

Який шанс, що всі 10
готові припинити роботу?

Може, вони обмірковують
щось важливе

чи навіть втілюють це.

Аж тут раптом ви зупиняєте їх
і змушуєте

робити щось інше.

Тож вони йдуть на нараду,
щоб зазвичай

обговорити щось неважливе.

Бо наради не виконують роботу.

На нарадах обговорюється щось,
що має бути зроблено згодом.

Також наради плодючі.

Одна призводить до другої,

друга до третьої і т.д.

Частенько на нарадах забагато людей,

і обходяться вони для організацій
вкрай недешево.

Тому що компанії гадають, що 1-годинна
нарада займає годину,

та це не так.

Бо якщо 10 людей на 1-годинний нараді,

то це вже 10-годинна нарада.

Так! Тому що організація втрачає
10 годин продуктивності,

через ту 1-годинну нараду,

яку, швидше за все, можна було
владнати вдвох чи трьох

за пару хвилин розмови.

Натомість маємо затяжні наради,

що плануються з допомогою
програмного забезпечення,

зі шкалою збільшення на 15,
30 чи 60 хвилин.

Ви ж не плануєте 8-годинну
нараду в Outlook.

Не впевнений, чи це можливо.

Це може бути 15, 30, 45 чи 60 хвилин,

які ми використовуємо,
коли щось має бути зроблено негайно.

Отже менеджери і наради -
це дві головні проблеми

сучасних офісів,

які ніде не зустрічаються за їх межами.

Я маю деякі ідеї,
як виправити ситуацію.

Як менеджери можуть,
принаймні обізнані менеджери,

зробити офіс кращим місцем
для роботи. Може, і не курортом,

але доволі привабливим місцем роботи.

Так, щоб люди казали:

"Коли мені потрібно щось
зробити, я йду до офісу"

Тому що офіси обладнані всім необхідним

для виконання роботи,
проте зараз люди

не хочуть їх відвідувати.
Як можна це змінити?

Маю три пропозиції

і три хвилини на пояснення.

Ви всі чули про "неформальну п'ятницю",

не знаю, чи вони ще існують,

але як щодо "небалакучих четвергів?"
(Сміх)

Лише один четвер у місяць,

скажімо, лише після обіду.

Це не буде важко,

перший четвер місяця,
лише після обіду,

ніхто в офісі ні до кого не говорить.

Сама лише тиша.

І знаєте, що трапиться?
Сила-силенна роботи

буде зроблена.

Чому це відбувається?
Просто тому,

що ніхто нікого більше не відволікає.

Лише 4 години безперебійної роботи
будуть найліпшим подарунком

будь-кому на роботі.

Це краще за новий комп'ютер чи монітор,

прогамне забезпечення чи ще щось.

Чотири години спокійної роботи в офісі

будуть надзвичайно цінними.

Спробуйте і, можливо, вам сподобається,
і може,

ви навіть схочите робити це частіше.

Скажімо, двічі на місяць,
чи навіть щотижня.

4 години після обіду ніхто ні з ким
не балакає.

Це спрацює, от побачите!

Також пропоную спробувати змінити

метод безпосереднього спілкування,
на кшталт

підходити і перевіряти кожного
чи скликати наради.

Спробуйте замінити це на більш
пасивні методи спілкування,

як електронна пошта чи
миттєві повідомлення,

чи щось подібне.

Звісно хтось скаже,
що такі методи

відволікатимуть навіть більше.

Можливо, але принаймні
ви можете обирати,

коли це станеться.

Повірте, відкласти повідомлення
набагато легше,

ніж уникнути наради
чи зустрічі з начальником.

Тобто ви можете відкласти це зараз

до більш зручної нагоди,

коли основна робота зроблена.

Тому що робота, подібно до сну,
складається з фаз.

До певного піку
ви набираєте оберти,

а вже потім уповільнюєтесь,

може, саме тоді й час перевірити
пошту та повідомлення.

Насправді, дуже рідко речі

потребують негайних вирішень.

І якщо ви менеджер, почніть
заохочувати

людей, застосовувати
електронну пошту

чи миттєві повідомлення.

Щоб ті самі обирали час
для їх перевірки.

І остання пропозиція.

Якщо відміняти наради у вашій владі,

то так і зробіть.

Ні, вам не почулося.

(Сміх)

Скажімо, зараз п'ятниця,
а нарада в понеділок

- просто відмініть її.

І я не маю на увазі перенести на потім,
а просто видаліть

ту нараду з пам'яті. І от побачите,
все буде добре.

І якщо та нарада о 9-й в понеділок,

на якій ви збиралися вирішити
всі нагальні проблеми,

не відбудеться, все буде добре все одно.

Насправді, люди матимуть більше
часу на роботу,

і виявиться, що все,

що ви збирались робити,
взагалі не обов'язково.

Це були три пропозиції,

я хотів би, щоб ви над ними поміркували.

Сподіваюсь, що деякі з цих
ідей заінтригують

менеджерів, керівників, підприємців,

організаторів і людей, що керують
іншими людьми,

і змусять перестати заважати працівникам,

на що ті віддячать вам виконанням
більшої кількості роботи.

Дякую за увагу.

(Оплески)