Imbangan Duga ialah senarai akaun anda dgn baki yg terkini.
Keseimbangannya membantu kita semak ketepatan nilai yg direkod,
& memastikan Sist.Catatan Beregu diguna.
Walaupun dah seimbang,tak bermaksud ianya bebas ralat.
Jadi jgn terkejut jika didapati ada kesalahan di dlm nya
yg tak timbul semasa ia diimbangkan.
Ia mungkin berpunca dari Ketinggalan dlm keseluruhan transaksi.
Cth: dlm transaksi Jualan/Belian. Tiada langsung catatan dilakukan.
Maka tiadalah rekod bg debit/kredit & tak menjejaskan Imbangan Duga.
Maka Imbangan Duga masih seimbang.
Kesalahan lain pula ialah Komisen; biasanya dlm acc.peribadi disebabkan
ejaan nama yg hampir sama,
cth: jualan kpd Samsul direkodkan dlm acc.SYAMSUL krn ejaannya hampir sama.
Acc.Jualan itu mungkin dikredit dgn betul tapi debitnya kpd acc.Syamsul.
Sepatutnya debit pd acc.SAMSUL.
Dlm Imbangan Duga,akaun tetap seimbang krn debit & kredit dicatatkan.
Kesalahan ke-3 ialah Prinsip.
Cth:bila perbelanjaan menjadi modal; kos membaiki komputer = RM500.
Ia sepatutnya direkod ke dlm acc. Pembaikan Komputer tapi didebitkan
ke dlm acc.Komputer(Aset). Maka, jumlah debit betul tapi di akaun yg salah.
Imbangan Duga tetap seimbang sebab nilai debit & kredit wujud.
Kesalahan ke-4:Saling Mengimbangi. Cth: acc.Belian didebitkan kurang RM50.
acc.Jualan dikreditkan kurang RM50 juga.
Nilai yg salah dlm kedua-dua akaun=RM50. Bg Debit & Kredit juga= RM50.
Oleh itu, Imbangan Duga tetap seimbang & kesalahan ini takkan kelihatan.
Kesalahan ke-5:Amaun/Jumlah yg bermula dari catatan akaun asal iaitu Jurnal.
Cth: Nilai Invois = RM690 tapi dlm Jurnal, ia ditulis RM960.
RM690 ditulis sbg RM960 dlm Jurnal. Maka RM960 juga akan ditulis sbg
nilai bg Debit & Kredit. Sedangkan nilai asalnya = RM690.
Nilai Debit & Kredit dah salah dari awal, maka Imbangan Duga seimbang dgn tapi
dgn nilai yg salah & kesalahan ini terlindung.
Kesalahan ke-6:Terbalik/Songsang. Cth: debit Penghutang & kredit Jualan.
Tapi anda tersongsangkannya menjadi debit Jualan & kredit Penghutang.
Nilainya memang langsung terbalik. Tapi sebab nilai debit & kredit ditulis,
nampak seimbang dlm Imbangan Duga tanpa diketahui ada kesalahan.
Inilah 6 kesalahan yg mungkin terdapat dlm Imbangan Duga yg nampak seimbang.
Mungkin ada bentuk kesalahan lain tapi inilah yg lazim terjadi.
Jika kesalahan ini terlindung dlm Imbangan duga,
bgaimana kita mungkin mengetahuinya?
Kadang2 memang kita takkan tahu. Jadi slps Penyata Kewangan siap, kita semak semula
nilai2 dlm akaun samada ia munasabah atau tidak.
Dari pengalaman kerja,anda mungkin dpt mengesan nilai Belian kurang dari Jualan.
Atau kos pembaikan bg Aset Bukan Semasa terlalu tinggi walaupun tiada kerosakan
besar berlaku.
Jadi kesalahan boleh dikesan jika ada semakan walaupun Imbangan Duga seimbang.
Ataupun jika kesalahan tadi melibatkan Pemiutang/Penghutang, anda akan tahu ada
Invois yg belum dijelaskan bila mereka minta utk buat bayaran.
Ataupun jika Pemiutang/Penghutang komplen Invois anda terlebih caj.
Jadi pengalaman kerja & perhubungan dgn pihak luar sangatlah membantu.
Sekarang kita akan lihat beberapa cth & kaedah pembetulannya.
Bg kesalahan Ketinggalan dlm keseluruhan transaksi;
katakan terima Invois RM2500 dari Leo Burnett utk pengiklanan
tapi tidak direkodkan. Apakah kandungan rekod akaun semasa anda?
Tiada sebarang rekod dlm akaun semasa anda (yg salah).
Tiada debit/kredit/catatan pd debit & kredit Jurnal.
Bhgian ini kosong & sama juga di sini. Inilah kesilapannya.
Bagaimanakah catatan yg betul? Catatan yg betul spt berikut:
Dlm Jurnal (samada yg biasa/tertentu), ada debit & kredit.
Debit acc.Iklan RM2500, kredit acc.Pemiutang RM2500.
Dlm acc.T > buku Lejar, dlm acc.Iklan: debit RM2500 bg Pemiutang (Leo Burnett).
Dlm acc.Pemiutang, kredit RM2500 bg Iklan.
Ini yg sepatutnya ditulis tapi sekarang rekod anda begini!
Mcm mana nak betulkan dari yg salah? Apakah catatan yg betul?
Bolehkah anda teka?
Catatan yg betul: debit acc.Iklan & kredit acc.Pemiutang.
Utk Lejar: debit Iklan RM2500, kredit Pemiutang RM2500.
Bandingkan sebelum & selepas catatan dibetulkan.
Anda akan dapat hasil yg sepatutnya. Inilah kaedah pembetulan bg
kesilapan "Ketinggalan". Mudah saja, cuma buat catatan yg baru
seolah anda dpt Invois yg baru.
Cth bg kesalahan "Komisen": RM480 sepatutnya dikredit ke
acc.Jualan SAMSUL tapi salah masuk ke acc.SYAMSUL.
Apakah yg direkod dlm akaun anda?
Anda debitkan RM480 ke acc.Penghutang(SYAMSUL),
anda kreditkan RM480 ke acc.Jualan sendiri.
Maka acc.T anda kelihatan spt ini:
debit Penghutang(SYAMSUL) RM480, kredit Jualan RM480.
Apakah catatan yg betul? Catatan yg betul ialah...
Debit Penghutang(SAMsul,bukan SYAMsul) kredit Jualan RM480.
Sekarang bandingkan rekod semasa & yg sepatutnya anda ada.
Perhatikan acc.Jualan: kredit dari Penghutang RM480.
Dlm acc.T pun ada kredit dlm Jualan RM480.
Acc.Jualan anda BETUL. Perhatikan acc.Penghutang.
Sepatutnya debit kpd (Penghutang) SAMsul bukannya SYAMsul.
Inilah yg salah. Jadi mcm mana nak betulkannya? Apakah catatan yg betul?
Catatan pembetulan ialah:
debit Penghutang (SAMsul) RM480, kredit Penghutang(SYAMsul) RM480.
Ini kedudukan pembetulan tadi dlm acc.T.
Perhatikan catatan sedia ada anda. Ini Penghutang yg tersalah.
Sepatutnya tiada nilai debit RM480 di sini.Nilai ini harus dikeluarkan
dari acc.SYAMSUL. Utk mengeluarkannya, kreditkan kembali kpd SYAMSUL.
Perhatikan acc.T yg dah dibetulkan. Dlm akaunnya,
yg kiri ialah catatan yg sedia ada, yg kanan ialah catatan yg betul.
Debit yg sedia ada itu salah,jadi kreditkan ia kembali dlm akaun yg sama.
Bila jumlah debit=kredit, baki acc.SYAMSUL = 0.
Maka acc.SYAMSUL kini dah dibetulkan.
Kemudian dlm acc.SAMSUL pula, dia berhutang RM480 dgn anda.
Maka RM480 perlu didebitkan dari akaunnya. Tuliskan debit RM480 utk Jualan.
Sebab itulah pembetulan dibuat dgn mendebit SAMSUL, kredit SYAMSUL.
Debit Penghutang bermaksud mereka berhutang dgn anda sebanyak RM480.
Kredit kpd SYAMSUL pula utk mengosongkan akaunnya krn nilai itu bukan hutangnya.
Pembetulan yg dibuat mengembalikan Penghutang yg betul kpd anda.
Tiada perubahan pd acc.Jualan krn ia nilainya betul.
Sekarang anda dah dapat catatan yg sepatutnya.
Kesilapan ke-3:Prinsip.
Cth:bayaran RM360 utk baiki mesin fotostat direkod dlm acc.Komputer.
Ia sepatutnya direkod sbg Perbelanjaan, tapi menjadi Aset Bukan Semasa pula.
Sekarang anda perlukan pembetulan. Perhatikan rekod sedia ada anda.
Debit acc.Komputer RM360, kredit acc.Bank.Ini silap ya.
Ia menjadikan acc.T anda begini:
Kredit RM360 ke acc.Bank, debit RM360 ke acc.Komputer.
Lihat pembetulannya pula:
Debit RM360 ke acc.Penyelenggaraan, kredit kpd acc.Bank.
Dlm acc.T pula; kredit Bank, debit acc.Penyelenggaraan.
Jom bandingkan dgn akaun sedia ada. Rekod acc.Bank sama dgn yg sepatutnya.
Rekod acc.Bank;BETUL. Tiada perubahan yg diperlukan.
Acc.Komputer pula;ia TAK sepatutnya terlibat. Sebaliknya anda perlu
gunakan acc.Penyelenggaraan. Sekarang, anda perlu batalkan catatan RM360
dlm acc.Komputer & masukkannya ke dlm acc.Penyelenggaraan.Jom lihat
catatan yg betul. Mcm mana nak tukarkan ke catatan yg betul?
Pembetulannya; debit acc. Selenggara, kredit pd acc.Komputer.
Lihat acc.Komputer sekarang, ada nilai debit tersalah masuk.
Anda perlu batalkan ia dgn kreditkan kembali nilai yg sama ke akaun yg sama.
Masukkan nilai tadi ke dlm acc. Penyelenggaraan.
Ingat, semua Perbelanjaan didebitkan. Maka debitkan RM360 dlm acc.Penyelenggaraan.
Beginilah pembetulan bg catatan Jurnal & acc.T.
Jom semak adakah anda dah dpt catatan yg sepatutnya.
Acc.Penyelenggaraan didebit RM360, adakah sama dgn yg seharusnya ada?
Ya. Maka akaun ini BETUL. Acc.Komputer pula sepatutnya tiada rekod.
Bila nilai debit=kredit, nilai itu terbatal. Akaun ini dah dibetulkan.
Tiada kesilapan dlm acc.Bank,maka tiada pembetulan dilakukan.
Kesilapan ke-4: Saling Mengimbang.
Cth:kos perjalanan RM540 ditulis RM450, kos alat tulis RM230 pula ditulis RM320.
Saling Mengimbang = nilai yg salah membatalkan nilai lain yg juga salah.
Maka beza debit & kredit = 0. Bgaimana keadaan akaun yg disalah rekod ini?
Berikut ialah keadaan rekod sedia ada.
Bg Kos Perjalanan,debit RM540.Jumlah ini betul utk Jurnal.Kredit Bank RM540.
Bg Kos Alat Tulis,debit RM230. Kredit Bank RM230 juga.
Dlm buku Catatan Pertama samada Jurnal/ Jurnal Bayaran Tunai;
Yg silap ialah angkanya. Perhatikan acc.Bank.
Kredit RM540 bg Kos Perjalanan, debit RM450 pd acc.Kos Perjalanan.
Nilai itu silap menjadikan akaun itu kekurangan RM90.
Dlm acc.Bank lg, kredit RM230 bg Kos Alat Tulis.
Tapi debit RM320 pd acc.Kos Alat Tulis. Nilai itu silap. Sepatutnya RM230.
Kesilapan itu menjadikan acc.Kos Alat Tulis berlebihan sebanyak RM90.
Perhatikan, acc.Kos Perjalanan < RM90, acc.Kos Alat Tulis > RM90.
Pd akhirnya, jumlah debit = kredit.
Jumlah kos Perjalanan + A.Tulis = RM770. Jumlah dlm acc.Bank juga = RM770.
Jadi, walaupun ada kesilapan tapi jumlah debit masih sama iaitu RM770.
Jumlah kredit pun sama iaitu RM770. Maka Imbangan Duga anda tetap seimbang
& mengaburi kesalahan tadi.
Ini ialah rekod sedia ada yg mengandungi kesilapan tadi.
Mcm mana pula dgn rekod yg betul? Jurnal yg betul mirip dgn yg sedia ada,
cuma silap catatannya.
Jom bandingkan rekod yg sedia ada & yg sepatutnya ada.
Dlm acc.Bank,kredit RM540 & RM230. Adakah ia terdapat dlm rekod sedia ada?
Ya. Maka acc.Bank anda BETUL.
Semak pula acc.Kos Perjalanan. Nilai RM540 ditulis RM450,< RM90.
Semak pula acc.Alat Tulis. Nilai RM230 ditulis RM320.
Mcm mana nak betulkannya? Ada catatan perlu diubah?
Tiada catatan Jurnal yg perlu diubah krn datanya betul tapi nilainya salah.
Nilai yg salah itu di bhgian debit, bukannya kredit.
Bila sesuatu nilai dimasukkan;
ia berada di bhgian debit 1 akaun, & bhgian kredit di akaun lain.
Nilai dlm acc.Bank betul,yg silap hanya dlm acc.Kos Perjalanan & Alat Tulis.
Hanya 1 bhgian yg salah dimasukkan nilai. Maka tak perlu ubah catatan Jurnal.
Batalkan nilai dlm acc.Kos Perjalanan. Tuliskan RM540 & t/tangan kecil di sisi.
Itu menunjukkan anda yg buat pembetulan.
Sama juga dgn dlm acc.Alat Tulis. Batalkan, tulis RM230 & t/tangan kecil.
Selesai pembetulan,kedua-dua akaun akan dpt nilai yg sepatutnya.
Ini saja pembetulan bg kesalahan tersebut, jika ia berlaku pd
1 bhgian saja, samada debit/kredit.
Kesalahan ke-5: Amaun/Jumlah.
Cth:Invois RM1150 dari pembekal, Printo Sdn Bhd direkodkan sbg
RM1550 dlm Jurnal Belian.
Kesilapan bermula dari awal iaitu dr Buku Catatatn Pertama @ Jurnal Belian.
Jika jumlah dlm Jurnal salah, maka nilai dlm debit/kredit juga salah.
Jom lihat rekod yg sedia ada.
Dlm Jurnal Belian juga ada Sist.Catatan Beregu.
Nilai yg salah iaitu RM1550 didebit dari acc.Belian & kredit Pemiutang RM1550.
Dlm acc.T pula: kredit Pemiutang RM1550, debit Belian RM1550.Apa yg silap?
Nilai itu sendiri yg silap. Nilai yg betul ialah RM1150.
Apa yg harus ada? Debit Belian RM1150, kredit Pemiutang RM1150.
Acc.T pula mirip dgn akaun sedia ada kecuali nilainya dibetulkan.
Apakah pembetulan bg kes ini? Lihat kesilapan tadi.
Acc.Pemiutang > RM400. Acc.Belian juga > RM400.
Mcm mana nak kurangkan ke jumlah yg betul?Kaedahnya ialah:
utk kurangkan jumlah Pemiutang, ia mesti didebitkan RM400.
Utk kurangkan jumlah Belian pula, ia mesti dikreditkan RM400.
Acc.T yg dah dibetulkan ialah spt berikut; lihat acc.Pemiutang.
Tulisan warna putih ialah catatan asal.
Bhgian debit=RM400, kredit=RM1550. Beza kredit & debit = RM1150.
Maka baki acc.Pemiutang = RM1150. Itulah jumlah yg betul.
Sama juga dgn acc.Belian. Debit=RM1550, kredit=RM400.
Bezanya = RM1150.Maka baki acc.Belian = RM1150.
Inilah kaedah pembetulan bg Amaun/Jumlah bg Buku Catatan Pertama.
Jumlahnya salah di kedua-dua debit & kredit. Maka anda perlukan Jurnal
utk lakukan pembetulan.
Kesalahan ke-6: Terbalik/Songsang.
Cth: gaji RM3900 didebit ke acc.Bank & kredit ke acc.Gaji.
Dlm akaun sedia ada, RM3900 didebit ke Bank & kredit ke acc.Gaji.
Gaji tak sepatutnya debit ke Bank krn gaji bermaksud wang keluar.
Sekarang ia memang dah terbalik.
Acc.T anda pula:gaji didebit ke Bank & kredit ke acc.Gaji.
Bandingkan dgn rekod yg betul. Apa yg sepatutnya dibuat dgn Gaji?
Ia sepatutnya didebit ke acc.Gaji & kredit dari Bank.
Acc.T yg betul pula: Gaji dikredit pd acc.Bank
& debit ke acc.Gaji. Mcm mana pembetulan dibuat?
Kes ini berbeza dari sebelumnya krn jumlahnya perlu digandakan.
Pembetulannya ialah: Debit acc.Gaji RM7800.
Mcm mana dapat RM7800? RM3900 x 2 = RM7800.
Kenapa pula RM7800? Jawapannya ada di bhgian kanan acc.T ini.
Perhatikan acc.Bank. Bhgian debit ada Gaji sebanyak RM3900.
Tapi ini silap.
Mcm mana nak tambahkan RM3900 lg ke dlm kredit Bank?
Batalkan nilai debit itu, kreditkan kembali RM3900 ke akaun Bank.
Tapi kredit akan membatalkan debit, walhal kita perlu RM3900 di bhgian kredit
utk menunjukkan pembayaran Gaji sebanyak RM3900.
Maka, RM3900 yg pertama utk batalkan nilai debit.
RM3900 yg ke-2 pula akan menunjukkan bayaran keluar Gaji tsbt.
Sebab itu kita perlukan 2 x RM3900 = RM7800 di bhgian kredit.
Maka,kreditkan RM7800 ke acc.Bank. Jelas tak?
RM7800 ialah 2x Gaji krn yg nilai pertama utk batalkan nilai debit yg salah.
Nilai ke-2 menunjukkan Gaji. Pd acc.Bank sekarang,
jumlah kredit = RM7800, jumlah debit = RM3900.
Maka jumlah kredit > debit iaitu RM3900. Anda dah dapat jumlah yg
sepatutnya dlm akaun.
Sama juga utk acc.Gaji. Nilai kreditnya silap iaitu RM3900.
Maka debitkan sama nilai utk batalkan nilai kredit tadi.
Anda perlukan RM3900 tambahan di bhgian debit utk menunjukkan
Perbelanjaan bg Gaji = RM3900.
Ini perlu ditunjukkan dlm acc.Gaji ada debit sebanyak RM3900.
Maka debitkan acc.Gaji tadi sebanyak RM7800.
Sekarang jumlah debit > kredit iaitu RM3900.
Anda kini mendapat jumlah yg sepatutnya.
Kesimpulannya, Pembetulan bg kesalahan Terbalik/Songsang ialah
dgn menggandakan jumlah yg salah. Jumlah yg pertama akan
membatalkan kesilapan. Jumlah ke-2 pula utk menunjukkan nilai yg
sepatutnya terdapat dlm akaun itu.
Sekian saja bg tajuk Pembetulan Kesalahan, samada yg
didedahkan/tidak oleh Imbangan Duga. Utk yg terlihat melaluinya,
anda boleh rujuk bab 6.2 yg lepas.