Dlm pelajaran yg lepas, kita sudah belajar menyediakan Imbangan Duga.
Keseimbangannya membantu kita semak ketepatan nilai yg direkod,
& memastikan Sist.Catatan Beregu diguna.
Debit & Credit mesti berakhir dgn nilai yg sama.
Jika ia tak seimbang, pasti ada kesilapan berlaku semasa merekod, samada;
nilai yg direkod @ catatan beregu yg diguna.
Kesilapan apakah yg menyebabkan ianya tak seimbang?
1. ralat dlm pengiraan; tambah/tolak utk seimbangkan baki dlm kolum debit & kredit
2. tertinggal nilai utk dimasukkan; nilai debit diisi ke dlm lejar akaun tapi
tidak utk nilai kredit @ sebaliknya. Maka nilai debit/kredit akan keciciran.
3. salah masuk nilai;
nilai 540 ditulis dlm debit sbg 540 tapi dlm kredit ditulis 450.
4. nilai ditulis di bahagian lain; biasanya 1 nilai utk setiap debit & kredit.
Sebaliknya semua nilai ditulis di bahagian debit/kredit saja.
Mari lihat beberapa cth.Transaksi ini diguna utk menyediakan Imbangan Duga
dlm pelajaran yg lepas, acc.T & penutupnya.
Imbangan Duga ini ialah hasil dari jumlah akhir nilai dlm acc.T
Sekarang kita cuba utk salah rekod & lihat kesannya dlm Imbangan Duga.
Kemudian kita akan buat pembetulan semula kpd nya.
Rekod yg salah berwarna biru, pembetulan ditulis dlm warna merah.
Mula-mula, utk ralat dlm pengiraan. Anggapkan nilai yg salah dimasukkan,
cth nilai kredit. Nilai yg betul RM48k, yg silap RM47800.
Hal ini biasa berlaku. Maka anda kena kira semula nilai dlm kolum debit & kredit;
anda akan dapati bahawa RM47800 ialah nilai yg salah.
Gantikan saja dgn nilai yg betul iaitu RM48k. Maka Imbangan Duga anda
akan seimbang. Ini kesalahan yg biasa & mudah diperbetulkan.
Katakan nilai yg salah masuk itu bukan di sini & kembali ke Imbangan Duga yg asal.
Katakan ia berlaku di acc.modal; nilainya RM53k berbanding jumlah asal RM43k.
Maka baki RM53k ini dibawa sbg baki bulan depan. Apakah kesannya pd Imbangan Duga?
Nilai RM53k tadi dimasukkan sbg Kredit dlm Imbangan Duga.
Kesannya; jumlah Kredit dlm Imbangan Duga meningkat menjadi RM58k.
Peningkatan itu menjadikan Imbangan Duga anda tak seimbang.
Maka anda akan semak utk mencari punca ketidakimbangan Imbangan Duga.
Didapati nilai baki acc.modal ditulis salah. Anda hanya perlu kira semula & tuliskan
nilai yg betul iaitu RM43k. Nilai Kredit dlm Imbangan Duga juga turut ditukar kpd
RM43k. Kini nilai Kredit = RM48k & Imbangan Duga dah seimbang.
Inilah cth kesilapan ralat dlm pengiraan tapi senang utk diperbetulkan.
Perhatikan pula kesilapan ke-2: nilai tak dimasukkan ke dlm lejar.
Cth: bayaran wang penyelenggaraan. Rujuk jumlah Kredit pd bank RM540,
& debit dari acc.selenggara pejabat RM540.
Katakan anda terlupa debitkan dari acc. selenggara tapi kredit ke bank.
Sekarang anda dah tertinggal kemasukan nilai di 1 bhgian.
Abaikan dulu acc.selenggara, anggapkan tiada nilai di sini.
Tiada akaun, tiadalah nilainya juga. Maka nilai RM540 tak akan wujud
dlm Imbangan Duga anda. Tanpa nilai RM540 itu, jumlah debit telah berubah.
Sekarang, jumlah debit yg baru = RM47460. Anda pasti akan semak semula bila
mendapati Imbangan Duga ini tak seimbang. Bila akaun yg berkenaan dikenalpasti,
ganti masuk nilai yg betul ke dlm acc.Selenggara Pej. itu.
Tulis tarikhnya: 15 Jun, sbg kredit pd Bank sebanyak RM540.
Maka baki debit acc.Selenggara Pej dimasukkan ke Imbangan Duga anda.
TulisRM540 di bhgian debit, kira semula jumlah & anda akan dapat RM48k.
Ini juga kesilapan yg mudah utk diperbetulkan.
Kesalahan ke-3: salah masuk nilai.
1 bahagian dgn nilai yg betul, 1 lagi dgn nilai yg salah.
Perhatikan Sist.Catatan Beregu bg acc.Gaji. Sejumlah wang didebit darinya kpd Bank.
Cth: RM4600 ditulis sbg nilai Kredit tapi utk Debit, anda tuliskan RM6400.
Bila nilai yg salah dimasukkan ke dlm Imbangan Duga spt dlm cth ini:
RM4600 menjadi RM6400. Maka jumlah debit akan berubah, iaitu kini menjadi RM49800.
Ia menjadikan Imbangan Duga tak seimbang kerana nilai Debit meningkat.
Selepas semakan, didapati jumlah Gaji salah. Apa pembetulan yg harus dibuat?
Ganti masuk dgn nilai gaji yg betul iaitu RM4600.
Nilai asal dlm rekod kini dah diubah, maka anda perlu
tandatangan sbg pengesahan bahawa andalah yg mengubahnya.
Selepas itu barulah diteruskan dgn pembetulan dlm Imbangan Duga.
Gantikan dgn nilai RM4600, maka jumlah debit menjadi RM48k.
Sekarang Imbangan Duga ini dah seimbang. Beginilah caranya pembetulan dilakukan jika
nilai salah 1 bahagian tersalah tulis, samada di bhgian Kredit @ Debit.
Imbangan Duga bukan bersifat akaun. Ia cuma senarai baki akaun dlm lejar anda.
Jika banyak pembetulan dilakukan dlm Imbangan Duga yg pertama,
buat saja yg baru krn ia hanyalah sebuah senarai.
Kesalahan yg terakhir: nilai ditulis di bahagian lain samada Kredit/Debit.
Cth: kesalahan dlm acc.Penghutang. Sepatutnya nilai ditulis di Kredit
pd 22 Jun. Tapi ia dimasukkan dlm Debit. Tiada data bg Kredit;sebaliknya RM2000,
bertarikh 22 Jun ditulis dlm Debit. Maka jumlah Debit berubah menjadi RM5500.
Jumlah itu didebit drpd Bank & dibawa sbg baki akaun pd bulan hadapan.
Jadi baki acc.Penghutang sekarang berjumlah RM5500. Nilai yg sama ditulis
ke dlm Imbangan Duga menjadikan Debit kini berjumlah RM52k.
Perhatikan: nilai ini berkait dgn yg di bawah.
Awalnya anda harus debit RM2000 dari Bank, kredit/masuk ke Penghutang.
Tapi anda dah debit dari Bank DAN Penghutang juga. Debit dah berlaku 2 kali.
Ini meningkatkan jumlah Debit dlm Imbangan Duga . Bagaimana harus diperbetulkan?
Semak semula acc.Penghutang i.e.: Bestari & batalkan nilai RM2000 di bhgian Debit.
Tandatangan di tepi. Tulis semula nilai & tarikh tadi di ruangan Kredit.
Debit kini berjumlah RM3500 & ditolak dgn jumlah Kredit. Bakinya RM1500 dibawa ke
bulan depan. Sekarang, baki Penghutang berjumlah RM1500.
Dlm Imbangan Duga, nilai acc.Penghutang diubah kpd RM1500 menjadikan jumlah
keseluruhan Debit = RM48k. Maka Imbangan Duga anda dah setara.
Semuanya adalah kesilapan lazim yg dikesan dari baki Imbangan Duga tidak seimbang.
Jom kita imbas kembali kesalahan lazim tadi:
ralat dlm pengiraan, nilai tak dimasukkan, salah nilai & nilai ditulis di bhgian lain.
Bagaimana semua kesilapan ini dikesan dlm Imbangan Duga?
Ia terbukti bila baki Imbangan Duga tak seimbang.
Sekarang anda dah tahu apakah punca Imbangan Duga tak seimbang & juga
pembetulannya. Peringatan: Imbangan Duga yg seimbang tak bermaksud tiada kesalahan
berlaku dlm rekodnya. Dlm pelajaran seterusnya, kita akan perhatikan kesalahan
yg tak boleh dicari melalui Imbangan Duga & mcm mana ia berlaku.